Reunião: Juntada de Processos, uma Análise Estruturada.
Assunto | Obtenção de informações acerca da Juntada de Processos |
Data | 14/07/2009 |
Analistas | Eriton e Vielimir |
Entrevistados
Nome | Função | Fone | |
Ricardo | Análise de Processo | | xxxx-xxxx |
Camila | Aposentadoria | | xxxx-xxxx |
Pontos discutidos
Foi solicitado que as funcionalidades acerca das Juntadas de processos fossem adicionadas ao sistema, a fim de facilitar o trâmite de processos que foram de alguma forma alvos dessa operação tão comum no sistema.
- Realização de uma Juntada de Processos.
- Desentranhamento de Processo.
Visão dos Setores Envolvidos
Fluxo do negócio
- Um servidor aposentado crê que um benefício que seria seu por direito não está sendo garantido.
- O servidor em questão deseja que sua aposentadoria seja revista e pede a criação de um processo para tal feito.
Setor de Análise de Processos
- O chefe do setor de Análise de Processos realiza uma juntada por apensação do processo de revisão de aposentadoria ao processo que concedeu aposentadoria ao servidor aposentado em questão.
- É emitido um despacho informando tal feito.
- O processo de revisão de aposentadoria é anexado ao que garantiu a aposentadoria. As implicações desse fato são:
- Os processos passam a tramitar de forma conjunta, ou seja, a movimentação de um processo NECESSARIAMENTE movimenta o outro também.
- O Número do processo de revisão deve permanecer o mesmo.
- Claramente, essa juntada por apensação foi classificada como uma atrelação temporária de processos.
- A Certidão de Juntada por Apensação é criada e anexada ao processo principal (no processo ao qual foi anexado).
- O chefe do setor de Análise de Processos envia, dessa vez, os dois processos para o setor de Aposentadoria da UFRN, para dar prosseguimento ao processo.
Setor de Aposentadoria
- Após a análise pelos funcionários do setor em questão, constatou-se que o fato no qual o servidor aposentadoria cria não era verdade.
- A chefia emite um despacho autorizando esse desapensamento.
- A chefia do setor de aposentadoria, então, realiza a desapensação do processo anexado, já que não há motivo para esse atrelamento se manter.
- Uma certidão de desapensamento é anexada ao processo principal (o que garantiu a aposentadoria ao servidor).
- O processo anexado (solicitação de revisão de aposentadoria) é enviado ao Setor de Análise de Processo para fins de conferência.
Documentos coletados
Slides do Curso de Cadastramento de Processos e Documentos
Observações
Juntada por Anexação
As características gerais dessa operação sobre processos estão listadas a seguir:
- A juntada por anexação é definitiva, ou seja, o processo que vai ser sofrer a juntada é ANEXADO PERMANENTEMENTE ao principal.
- O anexado terá seu número modificado para o número do principal.
- A juntada só realizada após um despacho da chefia do setor no qual o processo anexado e o principal encontram-se atualmente.
- Uma certidão de anexação é gerada e anexada após a última folha do processo principal.
Solicitações do cliente
Foi solicitado que as funcionalidades referentes às juntadas de processo (por apensação, por anexação e desapensação) fossem adicionadas ao sistema.
O Analista
Sugestões
- Toda anexação / desapensação seja informada na visualização dos detalhes de um processo.
- No caso de um processo juntado por apensação e seja necessária a movimentação para outra unidade, seja informada a movimentação também do processo “apensado”.
Casos de Uso identificados
- Juntada por Apensamento (Ator: Chefia da unidade na qual os processos envolvidos estão)
- Juntada por Anexação (Ator: Chefia da unidade na qual os processos envolvidos estão)
- Desapensação Ator: Chefia da unidade na qual os processos envolvidos estão)
Impressões do Analista
- Que essas novas funcionalidades podem agilizar e impedir que ocorram erros primários nos trâmites dos processos, facilitando assim o trabalho dos setores administrativos da UFRN.