Uma requisição de material é o instrumento pelo qual o usuário solicita um material para a instituição. Este caso de uso permite aos secretários e chefes de unidades com permissão de requisitar material cadastrar requisições de material a um almoxarifado.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Portal Administrativo → Requisições → Material/Serviço → Almoxarifado → Cadastrar Requisição.

São apresentados os almoxarifados cadastrados para a Unidade do usuário e o almoxarifado central, sendo permitido escolher apenas um: (RN01,RN04, RN09, RN13)

• Almoxarifado - SIGLA: Tipo LÓGICO.
• Almoxarifado CENTRAL: Tipo LÓGICO.

É solicitado o Grupo de Material: (RN02,RN05)

• Grupo de Material*: Tipo - TEXTO. Formato: CÓDIGO - NOME DO GRUPO.
  • Observa-se a opção de buscar grupo de material, que realiza a busca do grupo por nome.

São disponibilizados os seguintes filtros para buscar o material(RN14):

• Código: Tipo NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Listar apenas material em estoque? Tipo - TEXTO. São exibidas as opções SIM ou NÃO. (RN08)

É exibido uma lista com os materiais encontrados:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo TEXTO.
• Grupo de Material: Tipo - NUMÉRICO.(RN17):
• Unidade de Medida: Tipo TEXTO.
• Valor: Tipo - NUMÉRICO.

São disponibilizadas as opções de Exibir Detalhes do Material e de Selecionar Material.

Após a seleção do material são exibidas as informações do material e são disponibilizados dois campos: a quantidade a ser incluída na requisição além de um campo de observação sobre o material:

Situação do Material:

• Em estoque? Tipo - TEXTO. São apresentadas as opções SIM ou NÃO.

Registros de Preço Vigentes para o Material (RN10):

• Licitação: Tipo TEXTO, formato: SIGLA - 9…/AAAA - SIGLA UNIDADE
• Validade da Ata: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAA à DD/MM/AAAA.
• Marca: Tipo TEXTO.
• Valor: Tipo NUMÉRICO.(RN15)
• Situação: Tipo TEXTO. (RN16)
• Firma: Tipo TEXTO.

É disponibilizada a opção de visualizar informações sobre um registro de preço conforme descrito em Visualizar Ata de um registro de preço do módulo compras.

Licitações em Andamento para o Material (RN10):

• Processo: Tipo NUMÉRICO. Formato: 9…/AAAA.
• Licitação: Tipo TEXTO. Formato: PR-99/AAAA - SIGLA.
• Situação: Tipo TEXTO.

É permitido visualizar informações sobre o processo de compra, onde são exibidos os seguintes dados:

• Numero/Ano: Tipo TEXTO. Formato: 9…/AAAA (Sistema de Registro de Preço) (RN11)
• Modalidade Licitação: Tipo TEXTO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA.
• Usuário que Cadastrou: Tipo TEXTO.
• Assunto: Tipo TEXTO.
• Tipo: Tipo TEXTO.
• Status: Tipo TEXTO.
• Unidade Gestora: Tipo TEXTO. Formato: CÓDIGO DA UNIDADE - NOME DA UNIDADE
• Valor Total (Estimado): Tipo NUMÉRICO.

Informações do Material para Inserção:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Grupo de Material: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Especificação: Tipo - TEXTO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Foto do Material: Imagem ilustrativa do material, caso exista no banco de dados.
• Unidade Medida: Tipo - TEXTO. (RN18)
• Quantidade*: Tipo - NUMÉRICO.

Confirmada a inclusão do material, é exibida uma lista com os materiais adicionados e a opção de buscar novos materiais para inclusão:(RN05)

Buscar Material para Inserção na Lista:

• Código: Tipo NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Listar apenas material em estoque? Tipo - TEXTO. São exibidas as opções SIM ou NÃO. (RN08)

Lista de Materiais:

• Nº: Tipo - TEXTO.
• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Grupo de Material: Tipo - ALFANUMÉRICO.
• Quantidade: Tipo - TEXTO.
• Valor: Tipo - NUMÉRICO.
• Total: Tipo - NUMÉRICO.
• Opção de alterar material: Permite alterar a quantidade informada para o item.
• Opção de visualizar as cotações do material.
• Opção de remover material: Exclui o material da lista.

São exibidos os dados da requisição e dos materiais inseridos:

Dados da requisição:

• Tipo da Requisição: Tipo - TEXTO.
• Grupo de Material: Formato - CÓDIGO - NOME. Tipo - TEXTO.
• Unidade Requisitante: Formato - CÓDIGO - NOME. Tipo - TEXTO.
• Usuário: Formato - LOGIN - NOME (Ramal: NÚMERO). Tipo - TEXTO.
• Destino da Requisição: Tipo TEXTO.
• Valor da Requisição: Tipo - NUMÉRICO.
• Opção Orçamentária: Tipo - TEXTO.
• Local da Entrega: Tipo - TEXTO. (RN19)
• Servidor Responsável pelo Recebimento: Tipo - AUTOCOMPLETE. (RN19)
• Horário Preferencial de Entrega: Tipo - HORA. Formato - HH:MM às HH:MM. (RN19)
• Observações:Tipo - TEXTO.

Lista de Materiais:

• Nº: Tipo - TEXTO.
• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Grupo de Material: Tipo - ALFANUMÉRICO.
• Unid. de Medida: Tipo - TEXTO.
• Quant.: Tipo - NUMÉRICO.

São disponibilizados as opções de Gravar e Gravar e Enviar. (RN03, RN06, RN07, RN12)

A requisição é gravada e segue o descrito no passo 7 - Gravar da especificação Cadastrar Requisição de Compra do Módulo Portal Administrativo.

A requisição é gravada e encaminhada para o fluxo orçamentário, conforme descrito no Fluxo Vínculo Orçamentário.

Finalizado a requisição, o sistema envia correio eletrônico ao Gestor de Almoxarifado conforme modelo:

  
  Assunto: Notificação do Cadastro de Requisição
  
  Caro(a) NOME DO SERVIDOR,
  
  Foi cadastrada uma requisição de REQUISIÇÃO DE MATERIAL(número 9.../AAAA) no SIPAC/UFRN para a sua unidade por NOME DO SERVIDOR com as seguintes características:
  Solicitado ao Almoxarifado: NOME DO ALMOXARIFADO
  Unidade Requisitante: NOME DA UNIDADE
  Unidade de Custo: NOME DA UNIDADE
  Itens da Requisição:
  Material Quant. Unid. Med. Valor Valor Total
  NOME DO MATERIAL 3200MPF 2.0 UNIDADE R$ 99,99 R$ 99,99
  Total da Requisição: R$ 99,99
  
  
  Para maiores detalhes consulte o SIPAC.
  Esta mensagem é automática e não deve ser respondida 

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Se o almoxarifado estiver bloqueado para pedido, não é permitido fazer requisição de material para ele.
• RN02 - Se o material estiver bloqueado para pedido em determinado almoxarifado, não é permitido requisitar o material ao almoxarifado em que se encontra bloqueado.
• RN03 - Se o almoxarifado tiver sido definido como orçamentário, a requisição passa pelo vínculo orçamentário.
• RN04 - Se for indicado que o almoxarifado recebe atendimento em uma mesma requisição, materiais de um único grupo de material, a requisição só poderá ser formada por materiais do mesmo grupo. Caso contrário, poderá ser formada por materiais de grupos diferentes.
• RN05 - A requisição encaminhada a um almoxarifado, apenas pode ser feita incluindo materiais cujo grupo de material tenha natureza da despesa MATERIAL DE CONSUMO.
• RN06 - Caso o almoxarifado seja eletrônico(on-line) será enviado um email para o chefe da unidade informando que a requisição está pendente de autorização e a requisição ficará com o status PENDENTE AUTORIZAÇÃO DA CHEFIA. Se a requisição for cadastrada pelo chefia da unidade, tal email não é enviado e a requisição ficará com o status ENVIADA.
• RN07 - Caso o almoxarifado seja eletrônico(on-line) a requisição não pode ser enviada se não houver chefe ou vice cadastrado para a unidade.
• RN08 - Será exibido se o parâmetro PERMITIR_LISTAR_TODOS_OS_MATERIAIS for verdadeiro, caso contrário listará somente os materiais em estoque.
• RN09 - Caso os parametros do sistema BLOQUEIO_REQUISICOES_FICHA_ACOMPANHAMENTO_CONTRATO, BLOQUEIO_REQUISICOES_FREQUENCIA_BOLSISTA, BLOQUEIO_REQUISICOES_HOMOLOGACAO_FREQUENCIA_SERVIDORES, BLOQUEIO_REQUISICOES_PROPOSTA_PROJETO_ACAO_ENSINO_EXTENSAO, BLOQUEIO_REQUISICOES_RECEBIMENTO_BENS, BLOQUEIO_REQUISICOES_RECEBIMENTO_PROCESSOS e BLOQUEIO_REQUISICOES_TICKET_PASSAGEM sejam configurados como verdadeiros e houver pendências em relação aos parâmetros informados, será exibida um tela informando a(s) pendência(s) que está(ão) bloqueando o cadastro de requisição conforme especificado em Fluxo atendimento de Pendências. (Adicionado em 12/08/2011 referente a tarefa 69250)
• RN10 - As informações sobre Registro de Preços Vigente para o Material e Licitação em Andamento para o material são exibidas caso o material esteja em um registor de preço vigente ou em uma licitação para um processo de compra.(Adicionado em 12/08/2011 referente a tarefa 69250)
• RN11 - O texto Sistema de Registro de Preço apenas é exibido caso o item esteja em um registro de preço vigente.(Adicionado em 12/08/2011 referente a tarefa 69250)
• RN12 - Caso a requisição não seja cadastrada pela chefia da unidade, a requisição ficará com o status PENDENTE AUTORIZAÇÃO DA CHEFIA. (Adicionado em 12/08/2011 referente a tarefa 69250)
• RN13 - Serão exibidos todos almoxarifados, sendo possível acessar apenas os que não possuirem bloqueios para o período da solicitação definido no bloqueio. Cadastrar Período de Bloqueio de Requisição.
• RN14 - Após inserido um material não é mais permitido alterar o grupo de materiais
• RN15 - O label desse campo é alterado de acordo com as seguintes regras: se o material não tiver em estoque e não tiver sido compra anteriormente, o campo exibido é valor estimado. Caso tenha sido adquirido em um processo de compra anteriormente e não tenha em estoque, o label será Preço de Compra. Se tiver no almoxarifado, será valor. (Adicionado em 30/09/2013, referente a tarefa 120489)
• RN16 - Essa informação é exibida apenas quando o item foi bloqueado ou cancelado. (Adicionado em 30/09/2013, referente a tarefa 120489)
• RN17 - Essa informação só exibida se o almoxarifado de destino permite grupos diferentes.
• RN18 - É exibida uma mensagem em negrito abaixo do campo da unidade, caso exista alguma relação de conversão de unidade para o material. Essa mensagem apresenta o seguinte formato: Atenção! Atualmente o almoxarifado atende o material com base na relação: Unidade A —- Unidade B. Onde a unidade “A” em questão é a unidade antes da alteração de atendimento, e a unidade “B” é a nova unidade definida na funcionalidade Alterar Unidade Do Atendimento . (Adicionado em 25/04/2016 referente a tarefa 176533 )
• RN19 - O campo em questão só estará disponível se a opção “detalhamento de entrega” esteja habilitada nas opções do almoxarifado para o qual a requisição será encaminhada.

Não se aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: PORTAL ADMINISTRATIVO

Link(s): Requisições → Material/Serviço → Almoxarifado → Cadastrar Requisição

Usuário: marcilia

Papel que usuário deve ter: SipacPapeis.REQUISITOR

Cadastrar uma requisição de material para um almoxarifado e verificar se no e-mail enviado aparece os nomes das unidades requisitante e de custo. Para verificar se o e-mail foi preenchido corretamente, consulte o e-mail que é armazenado em comum.sistemas_comum.infra.emails_enviados e também a mensagem enviada para o email de testes, pois ele é armazenado nessa tabela. E para consultar a requisição que foi cadastrada acessar o caso de uso pelo caminho Sipac → Portal Administrativo → Requisições → Material/Serviço → Almoxarifado → Acompanhar requisições enviadas.

FLUXO DA REQUISIÇÃO

1. Cadastrar uma requisição de Material em SIPAC → Portal Administrativo → Requisições → Material/Serviço → Almoxarifado → Cadastrar Requisição (anote o número da requisição).

1.1. É possível fazer uma requisição também pelo módulo de almoxarifado através do caminho SIPAC → Almoxarifado → Estoque → Estoque → Requisição de Material → Cadastrar Requisição.

1.2. Ao tentar enviar a requisição, será solicitada ao usuário a definição do vínculo orçamentário das requisições. Se a unidade do usuário não tiver saldo o suficiente para arcar com o valor requerido, o requisitante pode definir outra unidade orçamentária para isso através da opção “Solicitar Autorização”. Nesse caso, será necessário entrar no sistema com o chefe (ou autorizador orçamentário) dessa unidade e autorizá-la em SIPAC → Requisições → Autorizações → Requisições Pendentes de Autorização Orçamentária.

2. Atender a requisição em SIPAC → Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Atender Requisição. Uma movimentação do tipo SAIDA_ATENDIMENTO é criada no almoxarifado para cada item da requisição, com a quantidade e o valor total atendidos.

2.1. O comprovante de atendimento da requisição pode ser visualizado em SIPAC → Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Comprovantes → Atendimento

3. É possível alterar/estornar o atendimento em SIPAC → Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Alterar Atendimento.

3.1. Se a quantidade de um item for alterada para um valor maior que o anterior, uma movimentação do tipo SAIDA_ATENDIMENTO deve ser criada para o item alterado com a diferença de quantidade/valor.

3.2. Se a quantidade de um item for alterada para um valor menor que o anterior ou se o atendimento for estornado, uma movimentação de ENTRADA_ATENDIMENTO deve ser criada para o material alterado.

As movimentações podem ser conferidas nos seguintes relatórios:

• SIPAC → Almoxarifado → Relatórios → Movimentações → Extrato de Movimentação
• SIPAC → Almoxarifado → Relatórios → Movimentações → Movimentações por Grupo de Material
• SIPAC → Almoxarifado → Relatórios → Movimentações → Movimentações por Material
• SIPAC → Almoxarifado → Relatórios → Movimentações → RMA Analítico (deve exibir a mesma quantidade e valor total que o Inventário)
• SIPAC → Almoxarifado → Relatórios → Movimentações → RMA Sintético
• SIPAC → Almoxarifado → Relatórios → Material → Inventário (deve exibir a mesma quantidade e valor total que o RMA Analítico)

Esse caso de uso se encontra dentro do fluxo de Requisição de Material do Almoxarifado.

Ao buscar material para inserir na lista, observar que deve-se buscar o material de acordo com o grupo selecionado.

Para encontrar os grupos de materiais, pode-se utilizar a seguinte consulta:

 SELECT codigo, denominacao
        FROM comum.grupo_material;

E para encontrar os materiais de um determinado grupo, basta utilizar a consulta abaixo, passando o código do grupo do material desejado após o sinal de igual:

 SELECT mat.denominacao, mat.codigo
        FROM comum.material mat
             INNER JOIN comum.grupo_material grupo
                        ON grupo.id = mat.id_grupo
                           WHERE grupo.codigo = ?;