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Alterar Documento
Um documento reúne informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento.
Esse caso de uso tem a finalidade de realizar a alteração de um documento. Para alterar um documento esse deve ter sido cadastrado.
É utilizado pelos gestores de documentos nas unidades ou por servidores de unidades protocolizadoras.
Descrição do Caso de Uso
Esse caso de uso se inicia quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Alterar Documento.
Passo 1
O caso de uso começa com o usuário acessando o sistema e listando os documentos que estão na sua unidade e os quais podem ser selecionados para a alteração. Estes documentos podem ser buscados utilizando os seguintes filtros:
- Protocolo: Formato - 99999.999999/AAAA-99 [RADICAL.NÚMERO-ANO/DÍGITO VERIFICADOR], Tipo - NUMÉRICO.
- Origem: Formato - INTERNA | EXTERNA, Tipo - TEXTO.
- Identificador: Tipo - TEXTO.
- Número: Tipo - NUMÉRICO.
- Ano do Documento: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
- Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO | DENOMINAÇÃO , Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Unidade de Origem: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Período do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Período do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Todos os Documentos: Tipo - LÓGICO
- Dados da Última Movimentação:
- Unidade de Origem: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Período do Envio: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Período do Recebimento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
Os documentos são listados exibindo os seguintes dados:
- Protocolo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
- Identificador: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Número: Formato - NÚMERO DO DOCUMENTO, Tipo - NUMÉRICO.
- Ano: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
- Data de Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMETO, Tipo - TEXTO.
- Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO
- Assunto do Documento(RN05): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
- Observação: Tipo - TEXTO .
- Para cada documento existem as opções:
- Exibir Detalhes, onde são exibidos os dados detalhados do documento:
- Protocolo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
- Protocolo Original do Documento: Formato - XXXXXXXX , Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
- Assunto do Documento(RN05): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO DOCUMETO, Tipo - TEXTO.
- Documento: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO/AAAA, Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Data do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Unidade de Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO. Exibido caso seja um documento de origem interna.
- Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - TEXTO. Exibido caso seja um documento de origem externa.
- Data de Autuação Original: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Exibido caso seja um documento externo.
- Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Exibido caso seja um documento interno.
- Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO. Exibido caso seja um documento interno.
- Data de Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Observação: Tipo - TEXTO .
- Processo Associado: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO. Exibido caso o documento seja uma peça de um processo.
- Memorando respondido:
- Tipo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO, Tipo - TEXTO.
- Visualizar Memorando
- Data: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Documento: Formato - IDENTIFICADOR DO DOCUMENTO/AAAA, Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Identificador: Formato - CÓDIGO DO MEMORANDO, Tipo - NUMÉRICO.
- Origem: Formato - CÓDIGO UNIDADE - NOME DA UNIDADE, Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
- Observação: Tipo - TEXTO.
- Movimentações do Documento:
- Data Origem: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Destino: Formato - SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
- Enviado Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
- Recebido Em: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Recebido Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
- Obs.:: Tipo - TEXTO.
- Despacho: Formato - DD/MM/AAAA - NOME DA UNIDADE (CODIGO DA UNIDADE) , Tipo - DATA, TEXTO e NUMÉRICO.
- Ocorrências deste documento:
- Ocorrência: Tipo - TEXTO.
- Data do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Data Ocorrência: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Usuário: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
- Arquivos anexados ao Documento:
- Nome: Formato - NOME DO ANEXO, Tipo - TEXTO.
- Descrição: Formato - DESCRIÇÃO DO ARQUIVO ANEXADO, Tipo - TEXTO.
- Para cada arquivo temos a opção:
- Baixar Arquivo: Usado queria fazer o download do anexo.
- Selecionar Documento, onde segue para o fluxo de Cadastrar Documento.
O caso de uso é finalizado (RN08).
Principais Regras de Negócio
As mesmas RNs do caso de uso de Cadastrar Documento e as seguintes:
- RN01 - Só é possível alterar documentos ativos que estejam na unidade do usuário e que tenham sido recebidos por ela.
- RN02 - Apenas os usuários de unidades protocolizadoras ou que apresentam a permissão de gestor de documentos na unidade na qual está logado no sistema podem acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de gestor de documentos, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
- RN03 - Na alteração de documento externos poderão ser alterados o número de protocolo original. Apenas no caso de alterar do número de protocolo original fora do padrão 9999.9999/9999-99, não haverá, no final, mudança do número do protocolo do documento.
- RN04 - No final, as alterações devem ser registradas em uma ocorrência, apenas para fins de informação. Essa ocorrências podem ser visualizados no documento detalhado.
- RN05 - Caso seja um memorando, ao invés do Assunto do Documento será exibido o Assunto do Memorando. Caso ambos não existam o assunto fica como NÃO DEFINIDO.
- RN06 - Na confirmação da alteração do documentos será verificado a duplicidade do mesmo seguindo os critérios do tipo, ano, origem, destino e interessado(s). Caso seja constato documentos com a mesma características será alertado ao usuário com a opção de cancelar a operação ou cadastrá-lo mesmo assim.
Resoluções/Legislações Associadas
PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.