Registrar Envio (Saída)

Esse caso de uso é utilizado pelos usuários responsáveis pelo envio de documentos com a finalidade de realizar o registro eletrônico do envio de documento(s) entre unidades.

Esse caso de uso é acionado quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Documentos → Movimentação → Registrar Envio (Saída). (RN01)

São exibidos todos os documentos que estão na sua unidade, com os seguintes filtros para refinamento para consulta:

• Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Código de Barras: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
• Fornecedor: Tipo - AUTOCOMPLETE, formato: RAZAO SOCIAL DO FORNECEDOR
• Origem: Tipo TEXTO.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Tipo NUMÉRICO, formato: AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO UNIDADE.
• Órgão Externo de Origem*: Tipo - AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO DA UNIDADE (SIGLA DO ESTADO - ESFERA).
• Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Todos os Documentos na Unidade: Tipo LÓGICO.

São requeridos seguintes dados para o envio dos documentos:

Caso a unidade do usuário logado seja uma unidade de tramitação externa, o usuário deve escolher o tipo de unidade.

• Tipo de Unidade: Tipo - TEXTO, Opções: SETOR INTERNO | ÓRGÃO EXTERNO.

Caso a unidade não seja uma unidade de tramitação externa ou a opção escolhida seja SETOR INTERNO, são requeridos os seguintes dados:

• Unidade de Destino*: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Tempo Esperado na Unidade de Destino: Formato - 999 dia(s), Tipo - NUMÉRICO.
• Urgente: Tipo - LÓGICO.
• Observações: Tipo TEXTO.

Caso a opção escolhida seja ÓRGÃO EXTERNO, são requeridos os seguintes dados:

• Órgão Externo de Destino*: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO EXTERNO.
• Observações: Tipo TEXTO.

Uma listagem contendo os documentos filtrados é exibida, com os seguintes dados:

• Protocolo: Tipo NUMÉRICO, formato: RADICAL.NÚMERO PROCESSO/ANO PROCESSO - DÍGITOS VERIFICADORES.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO, formato: AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Unidade Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Enviado Por: Tipo TEXTO, formato: NOME USUÁRIO.
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN03): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN04): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN05): Tipo TEXTO.
• Observação: Tipo - TEXTO.
• São exibidas as opções de visualizar o processo e também a de Cadastrar Despacho para cada processo relacionado na listagem.

Ao selecionar um ou mais documentos e sua posterior confirmação, os documentos são enviados e o caso de uso é então finalizado.

1. RN01 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de envio de documento na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso.
2. RN02 - Caso o documento seja do tipo Memorando eletrônico ou Memorando Circular e apresente um código de memorando (caracterizando um memorando virtual), o sistema deve bloquear o envio e informar ao usuário que documentos desse tipo devem ser encaminhados pelo caso de uso de Encaminhar Memorando.
3. RN03 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
4. RN04 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
5. RN05 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.
6. RN06 - Para os documentos protocolados, ou seja, processos, documentos e memorandos eletrônicos, suas tramitações só poderão acontecer caso todos os despachos, cadastrados pela unidade onde o documento se encontra, estejam autenticados pelos seus servidores responsáveis.
7. RN07 - Apenas servidores da unidade poderão cadastrar despachos durante o envio de processo e documento.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.