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Adicionar Novos Documentos
Através deste caso de uso é possível anexar novos documentos a um processo existente na unidade em que o usuário se encontra.
Este caso de uso é utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de processos protocolados em suas unidades.
Descrição do Caso de Uso
Esse caso de uso é acionado quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Processos → Cadastro → Adicionar Novos Documentos.
Passo 1
O caso de uso inicia-se através da consulta dos processos na unidade do usuário(RN01) pelo Consultador Geral de Processos.
Para cada um dos processos temos a opção:
- Selecionar Processo : o qual o usuário pode selecionar um processo para dar continuidade ao caso de uso.
Passo 2
Nesse passo o usuário poderá anexar documentos ao processo selecionado no passo anterior. Para isso, existem duas opções:
- Tipo do Documento*: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
- Natureza do Documento*: Ostensivo ou Sigiloso.
- Grau de Sigilo*: Campo habilitado caso seja selecionada a opção
SIGILOSO
.
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
- Observações: Tipo - TEXTO.
- Forma do Documento*: Escrito ou Anexo
- Escrever Documento: o usuário poderá redigir o texto do documento e posterior assinatura. Os documentos gerados no sistema deverão conter um código de autenticidade para verificação no portal público.
- Anexar Documento: usuário poderá anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. ( RN11 )
- Tipo do Documento*: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Data de Recebimento*: Formato: DD/MM/AAAA.
- Responsável pelo recebimento: Tipo - AUTOCOMPLETE. Lista os usuários da unidade do usuário logado.
- Data do Documento*: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Identificador: Formato - LIVRE, Tipo - TEXTO.
- Ano: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
- Número de Folhas: Formato - 999999, Tipo - NUMÉRICO.
- Tipo de Conferência: Combo com as seguintes opções documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
- Arquivo Digital: Possibilidade de se anexar um arquivo ao documento que será inserido no processo, através da opção Enviar arquivo. Os documentos enviados serão destinados ao SIGED e podem ser acessados pelo caso de uso Busca de Documentos.
* Buscar Documentos Existentes: busca documentos que encontram-se na unidade do usuário. Documentos estes os quais poderão ser inseridos ao processo. Os campos de busca possíveis são:
* Todos: Tipo: LÓGICO.
* Número/Ano: Formato: 9999/AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
* Ano do Documento: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
* Tipo: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
* Unidade de Origem: Formato: CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
* Período do Documento: Formato: DD/MM/AAAA à DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
* Período do Cadastro: Formato: DD/MM/AAAA à DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
* Abaixo são mostrados os Documentos Encontrados na busca, mostrando os seguintes dados dos documentos, além da opção de selecionar o documento para ser inserido:
* Selecionar: Tipo: LÓGICO.
* Número: Formato: 9999, Tipo - NUMÉRICO.
* Data Documento: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
* Tipo: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
* Origem: Formato: SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
* Para cada documento temos a opção Documento Detalhado a qual mostra os detalhes do documento em outra janela.
Para anexar um documento deve-se preencher os campos solicitados ou selecionar os processos existentes na sua unidade desejados e em seguida selecionar a opção Inserir.
São mostrados as seguintes informações de cada documento: (RN07)
- Tipo de Documento: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Data Documento: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Identificador: Formato: IDENTIFICADOR DO INTERESSADO, Tipo - NUMÉRICO.
- Origem: Formato: SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - NUMÉRICO e
- Folhas: Tipo - NUMÉRICO.
- Para cada documento temos a opção de Visualizar Documento a qual mostra os detalhes do documento em outra janela.
- Para cada documento temos a opção de Excluir Documento a qual remove o documento da lista.(RN05).
Em seguida são exibidos os Documentos do Processo que lista todos os volumes inseridos no processo. Para cada novo volume anexado são mostradas as seguintes informações:
- Número de Folhas: Tipo NUMÉRICO.
- Data do Documento: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
- Identificação: Tipo TEXTO.
- Número: Formato: 9999, Tipo - NUMÉRICO.
- Ano: Formato: AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
- Protocolo: Formato - Tipo - NUMÉRICO
- Número de Folhas: Tipo - NUMÉRICO.
- Tipo do Documento: Formato: DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
- Origem: Formato: SIGLA DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - NUMÉRICO e
- Observações: Tipo - TEXTO.
Para salvar os novos documentos anexados é necessário escolher a opção Finalizar (RN02).
O caso de uso é finalizado.
Principais Regras de Negócio
- RN01 -
Só é possível anexar documentos para processos que estão na unidade do usuário. - RN02 - Ao finalizar, é necessário que tenha sido anexado pelo menos um novo documento.
- RN03 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
- RN04 - Um documento só pode ser anexado a um processo ativo ou devolvido em diligência para a unidade do usuário.
- RN05 - O sistema só permite excluir documentos inseridos no momento.
- RN06 -
O sistema só permite excluir ou alterar volumes que foram inseridos no momento. Caso o volume inserido no momento possua documentos inseridos anteriomente, o volume não pode ser excluido. - RN07 -
O volume não pode adicionar um novo documento caso o limite de 200 folhas no volume já tenha sido ultrapassado. - RN08 -
O volume criado não deve ultrapassar 200 folhas, caso seja adicionado um documento que ultrapasse esse limite, o número de folhas pode ser acrescido em até 20 folhas, deixando o volume com no máximo 220 folhas. Caso o volume possua uma quantidade de folhas excedentes ao limite máximo, o volume será divido em vários volumes contendo no máximo 200 folhas cada.
Resoluções/Legislações Associadas
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 https://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/outros_normas/portaria-1677.pdf