Autuar Processo

Um processo é um documento ou um conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

Autuar um processo consiste em receber um documento que envolva uma decisão administrativa. Considera-se autuação o ato de reunir documentos em processo. Com a autuação, o documento protocolado passa a ter curso próprio, chamando-se “PROCESSO”.

Esse caso de uso tem a finalidade de realizar a autuação de um processo.

É utilizado por servidores habilitados a realizar o cadastro de processos protocolados ou documento nas unidades.

Esse caso de uso se inicia quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Processos → Cadastro → Autuar Processo.

O caso de uso começa com o usuário acessando o sistema e buscando pelo documento que deseja autuar no processo. Para essa busca são apresentadas os seguintes filtos:

• Protocolo: Formato - 99999.999999/AAAA-99 [RADICAL.NÚMERO-ANO/DÍGITO VERIFICADOR], Tipo - NUMÉRICO.
• Código de Barras: Formato - 99999.999999/AAAA-99 [RADICAL.NÚMERO-ANO/DÍGITO VERIFICADOR], Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - INTERNA | EXTERNA, Tipo - TEXTO.
• Número/Ano: Formato - 9999/AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO | DENOMINAÇÃO , Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Unidade de Origem: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Órgão Externo de Origem: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Período do Documento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Período do Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Todos os Documentos: Tipo - LÓGICO
• Dados da Última Movimentação:
  • Unidade de Origem: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE | NOME DA UNIDADE, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Órgão Externo de Origem: NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
  • Período do Envio: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Período do Recebimento: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.

Apenas os documentos que estão na unidade do usuário serão listados abaixo (RN01). Na listagem são mostrados os seguintes dados do documento:

• Protocolo: Formato - 99999.999999/AAAA-99 [RADICAL.NÚMERO-ANO/DÍGITO VERIFICADOR], Tipo - NUMÉRICO.
• Número: Tipo - TEXTO.
• Ano: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO.
• Origem: Tipo - TEXTO, a Origem pode ser uma Unidade Interna ou um Órgão Externo, assim, temos os seguintes formatos possíveis:
  • Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
  • Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO (UF - ESFERA ADMINISTRATIVA).
• Assunto do Documento: CÓDIGO DO ASSUNTO (999.999) - DENOMINAÇÃO DO ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Caso o documento apresente uma classificação Conarq.
• Assunto do Memorando: Tipo - TEXTO. Caso o documento seja um memorando eletrônico.
• Assunto: Formato - NÃO DEFINIDO, Tipo - TEXTO. Caso os dois caso acima não seja observado.
• Observação: Tipo - TEXTO.
• Para da documento são apresentadas duas opções:
  • Exibir Detalhes: que mostras os dados gerais do documento.
  • Selecionar Documento: ao ser escolhida segue para o fluxo de Cadastro de Processo, que no caso terá o nome de Autuar Processo. A única mudança em relação ao cadastro de processo é que ao atuar um processo sua origem é interna, assim, no caso de uso a opção de Origem já vem selecionada como Interna e não poderá ser alterada. E ao fim do cadastro, o processo apresentará o mesmo protocolo do documento selecionado.

Fim do caso de uso.

• RN01 - Apenas os documentos na unidade do usuário poderá ser atuado em um processo. Este não poderá já está associado a um processo e, no caso de ser um memorando eletrônico, este deve está autenticado.
• RN02 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
• RN03 - Caso um memorando seja autuado, este não poderá mais se encaminhado.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.