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Juntada de Documentos Avulsos a Processo
Juntada é a união de um processo a outro ou a um documento avulso, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação. A juntada deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação de documentos, ou seja, na sequência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o Assunto em questão. Para a juntada de documentos avulsos a processo existe apenas o tipo Anexação.
- Juntada por Anexação: É a juntada definitiva de um processo a outro ou documento avulso a processo, passando ambos a constituírem um só documento, devendo ser executada mediante despacho do dirigente. O processo ou documento anexado é movimentado junto com o processo principal.
Pré-condições:
- Apenas processos e documentos com situação ativa podem ser juntados.
- Ambos (documento e processo) envolvidos na juntada devem estar na unidade do usuário.
Descrição do Caso de Uso
Esse caso de uso pode ser acessado através do link: SIPAC → Módulo Protocolo → Processos → Juntada → Juntada de Documentos Avulsos a Processo
Passo 1
Assim que o caso de uso é iniciado, o usuário deverá selecionar o processo para o qual se deseja realizar a juntada. São mostrados todos os processos que encontram-se na unidade do usuário logado. Através da opção Buscar Processo, o sistema irá filtrar o resultado da consulta de acordo com os parâmetros informados:
- Consulta de Processos:
- Número do Processo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
- Código de Barras: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
- Assunto Detalhado: TEXTO
- Interessado: TEXTO
- Processos dependentes de autenticação de despacho: Tipo - LÓGICO.
- Urgente: Tipo - LÓGICO.
- Todos os Processos na unidade: Tipo - LÓGICO.
São exibidas informações conforme o fluxo de consulta de processos. (RN01 e RN02):
- O usuário poderá escolher o processo principal da juntada pela opção Selecionar processo principal, seguindo para o próximo passo.
Passo 2
No passo seguinte são exibidas informações sobre o processo principal selecionado anteriormente.
- Processo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
- Origem do Processo: Formato - INTERNO|EXTERNO, Tipo - TEXTO.
- Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA hh:mm, Tipo - DATA.
- Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
- Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde o tipo de processo esteja ativo no sistema (RN10).
- Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN11).
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO. Assunto detalhado do processo.
- Natureza do Processo : Tipo - TEXTO. Natureza do Processo. Pode apresentar as naturezas:
OSTENSIVO
: Processo cujo acesso é irrestrito;SIGILOSO
: Processo no qual o assunto não deve ser do conhecimento do público em geral;
- Unidade de Origem : Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO. Unidade onde o processo foi registrado.
- Status : Tipo - TEXTO. Situação atual do processo.
- Data de Cadastro : Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Data em que o processo foi cadastrado.
- Observação : Tipo - TEXTO. Observação incluída no momento do cadastro do processo.
Logo após, são mostrados todos os documentos avulsos que encontram-se na unidade do usuário e um filtro para refinar a busca:
- Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
- Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
- Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO UNIDADE.
- Órgão Externo de Origem*: Tipo - AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO DA UNIDADE (SIGLA DO ESTADO - ESFERA).
- Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
- Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
O usuário deve selecionar os documentos que irão se juntar ao processo selecionado. Para cada um dos documentos, é possível:
- Visualizar Documento
- Exibir Detalhes
Após a conclusão da seleção dos documentos a serem juntados o usuário poderá continuar para o próximo passo.
Passo 3
Nesse passo, são exibidas informações sobre o processo principal:
- Processo: Formato - 23077.9999999 / 9999 - 99, Tipo - NUMÉRICO. Número do Processo.
- Origem do Processo: Formato - INTERNO|EXTERNO, Tipo - TEXTO.
- Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA hh:mm, Tipo - DATA.
- Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
- Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde o tipo de processo esteja ativo no sistema (RN09).
- Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN10).
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO. Assunto detalhado do processo.
- Natureza do Processo : Tipo - TEXTO. Natureza do Processo. Pode apresentar as naturezas:
OSTENSIVO
: Processo cujo acesso é irrestrito;SIGILOSO
: Processo no qual o assunto não deve ser do conhecimento do público em geral;
- Unidade de Origem : Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE),Tipo - TEXTO. Unidade onde o processo foi registrado.
- Status : Tipo - TEXTO. Situação atual do processo.
- Data de Cadastro : Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Data em que o processo foi cadastrado.
- Observação : Tipo - TEXTO. Observação incluída no momento do cadastro do processo.
E também são exibidas informações sobre os documentos selecionados anteriormente.
- Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
- Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO), Tipo - TEXTO.
- Interessado(s): Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO, Tipo - TEXTO. (RN09).
- Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN10).
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
- Para cada documento, o usuário tem a opção de Remover Documento, que remove o documento da lista.
Abaixo, o usuário deverá informar o responsável e o texto ou arquivo do despacho que irá autorizar a juntada (RN03, RN07 e RN08).
- Unidade de Origem: Tipo TEXTO, formato: SIGLA UNIDADE SUPERIOR - NOME UNIDADE DESTINO (CÓDIGO UNIDADE DESTINO).
- Servidor Responsável pelo Despacho*: Tipo - TEXTO. Servidor que irá autenticar o despacho que autoriza a juntada.
- Forma do Despacho*: Tipo - LÓGICO. A forma do despacho pode ser Informar Despacho ou Anexar Arquivo:
- Informar Despacho: Tipo - TEXTO. Texto do despacho que autoriza a juntada.
- Anexar Arquivo: Arquivo contendo o texto do despacho que autoriza a juntada.
- Para a opção Informar Despacho, temos:
- Despacho*: Tipo - TEXTO.
- Para a opção Anexar Arquivo, temos:
- Anexar Arquivo do Despacho:
- Arquivo*: Tipo - TEXTO.
Ao confirmar a operação o usuário é direcionado para uma página de sucesso.
Passo 4
Na página de sucesso, serão mostrados os Dados da Juntada de Processos:
- Tipo de juntada : Tipo - TEXTO, Formato - APENSAÇÃO | ANEXAÇÃO.
- Data da juntada : Tipo - TEXTO, Formato - DD/MM/AAAA.
- Usuário da Juntada : Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO USUÁRIO.
Após, são exibidos os Dados Gerais do Processo Principal:
- Processo: Formato - 23077.9999999 / 9999 - 99, Tipo - NUMÉRICO. Número do Processo.
- Origem do Processo: Formato - INTERNO|EXTERNO, Tipo - TEXTO.
- Data de Autuação: Formato - DD/MM/AAAA hh:mm, Tipo - DATA.
- Usuário de Autuação: Formato - NOME DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
- Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde o tipo de processo esteja ativo no sistema (RN10).
- Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN11).
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO. Assunto detalhado do processo.
- Natureza do Processo : Tipo - TEXTO. Natureza do Processo. Pode apresentar as naturezas:
OSTENSIVO
: Processo cujo acesso é irrestrito;RESERVADO
: Processo no qual o assunto não deve ser do conhecimento do público em geral;SECRETO
: Processo que requer rigorosas medidas de segurança e cujo teor deve ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio;URGENTE
: Processo cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira;
- Unidade de Origem : Formato - NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE),Tipo - TEXTO. Unidade onde o processo foi registrado.
- Status : Tipo - TEXTO. Situação atual do processo.
- Data de Cadastro : Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA. Data em que o processo foi cadastrado.
- Observação : Tipo - TEXTO. Observação incluída no momento do cadastro do processo.
Seguido pelas informações sobre os documentos juntados:
- Protocolo: Formato - 9999.999999/AAAA-99 (RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITO VERIFICADOR), Tipo - NUMÉRICO.
- Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO), Tipo - TEXTO.
- Interessado(s): Formato - NOME DO INTERESSADO, Tipo - TEXTO.
- Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DE PROCESSO.
- Assunto do Documento: Formato - CÓDIGO ASSUNTO - NOME ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Apenas nos casos onde a Classificação Conarq esteja ativa no sistema (RN11).
- Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
E os Dados Gerais do Despacho:
- Tipo do Despacho : Tipo - TEXTO, Formato - 'Decisório'.
- Parecer : Tipo - TEXTO, Formato - FAVORÁVEL.
- Servidor Responsável pelo Despacho : Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR.
- Público : Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
- Situação: Tipo - TEXTO. Situação do Despacho.
O termo da juntada gerado será um novo documento anexo ao processo principal da juntada. (RN11).
Após a autorização da juntada, os processos tramitam juntos e nenhuma operação pode ser realizada no documento anexado (RN04). Todas as tramitações realizadas no processo principal devem ser replicadas nos documentos acessórios (RN05).
O caso de uso é finalizado.
Principais Regras de Negócio
- RN01 - Apenas processos e documentos com situação ativa podem ser juntados.
- RN02 - O processo e os documentos envolvidos na juntada devem estar na unidade do usuário.
- RN03 - A juntada possui um despacho associado. O despacho precisa ser autenticado para autorizar a juntada. Caso o servidor não realize a autenticação do despacho da juntada, os processos envolvidos serão bloqueados para qualquer alteração (envio, recebimento) até que o despacho da juntada seja autenticado ou a juntada seja cancelada.
- RN04 - Todas as operações de protocolo devem estar inativas para os documentos anexos.
- RN05 - As movimentações feitas no processo principal devem ser replicadas nos documentos anexos.
- RN06 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de cadastrar protocolo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso. Ou seja, além de ter o papel de cadastrar protocolo, o usuário deve ter permissão desse papel para a unidade que está acessando o sistema.
- RN07 - Caso o servidor que assina o despacho não seja o usuário que está a cadastrar a juntada, ao fim do cadastro, um email é enviado ao servidor do despacho informando lhe a existência do mesmo o qual precisará da sua autenticação.
- RN08 - Enquanto a juntada não for autenticada o processo ficará intocável, não podendo ser enviado ou recebido, pois estará pendente de autenticação de uma juntada na qual faz parte. Para que o mesmo seja liberado, a juntada deve ser autenticada ou cancelada.
- RN09 - O Tipo do Processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO seja verdadeiro.
- RN10 - O Assunto do processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
- RN11 - Apenas é possível anexar documento assinados.
Resoluções/Legislações Associadas
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 https://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/outros_normas/portaria-1677.pdf