A nota fiscal é um documento usado com o objetivo de registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa ou pessoa física para uma pessoa física ou outra empresa.

Nas situações em que se registra transferência de valor monetário entre as partes, também deve haver o recolhimento de impostos e sua não execução caracteriza crime de sonegação fiscal. Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos, tal qual a: regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora.

Adicionalmente, destaca-se o fato de uma nota fiscal poder ser utilizada para cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo na devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.

Este caso de uso realiza o cadastro de notas fiscais no sistema, de forma que a partir deste pode ser dada a entrada de itens no almoxarifado, pode ser feito o tombamento de bens patrimoniais ou a adição de notas fiscais a um contrato. Dessa forma, diversos gestores da instituição estão aptos a realizar o cadastro de uma nota fiscal, dos quais pode-se generalizar para os Gestores de Almoxarifado, Patrimônio, Biblioteca e de Contratos.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa SIPAC → Almoxarifado → Estoque → Estoque → Notas Fiscais → Cadastrar Nota Fiscal.

O sistema disponibiliza opção de seleção para o tipo de nota fiscal, que pode ser 'Orçamentária' ou 'Extra-orçamentária'. (RN01)

Para cadastrar uma nota fiscal orçamentária (RN02, RN15), o usuário precisa informar os seguintes dados sobre a nota fiscal:

• Número*: Tipo - NUMÉRICO.
• Série*: Tipo - TEXTO.
• Data de Emissão*: Tipo - DATA.
• Fornecedor*: Formato - NOME OU RAZÃO SOCIAL. Tipo - TEXTO. (RN03).
• Contrato: Tipo - NUMÉRICO/DATE. Formato: 9…/AAAA.
• Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato: Tipo LÓGICO.
  • Caso seja selecionado, então o campo a seguir fica disponível para preenchimento:
  • Unidade Requisitante*: Formato: UNIDADE (CÓDIGO), tipo TEXTO.
  • Percebe-se a opção de Buscar Unidade, a qual permite que uma unidade seja selecionada apenas pelo seu nome.
• CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 ou 99.999.999/9999-99. Tipo - NUMÉRICO. Campo preenchido automaticamente através do Fornecedor.
• Licitação: Tipo TEXTO. Formato: SIGLA MODALIDADE DA LICITAÇÃO - 9…/AAAA. Campo preenchido automaticamente através do Fornecedor, caso o empenho escolhido possua esta informação.

Abaixo dos campos com as informações da nota existe um item chamado anexar documento onde é possível realizar o upload do arquivo de nota fiscal digitalizada. Dentro deste item haverá o seguinte campo:

• Upload de Arquivo: Tipo - UPLOAD.

Também é necessário adicionar empenhos à nota fiscal (RN03), sendo para isto necessário incluir os dados:

• Número*: Tipo - NUMÉRICO.
• Ano*: Formato - 9999. Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade*: Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.

Os empenhos associados à nota fiscal são exibidos numa lista com os seguintes dados:

• Número/Ano: Formato: 9…/AAAA, tipo NUMÉRICO.
• Unidade: Tipo - TEXTO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Valor: Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo: Tipo - NUMÉRICO.
• Total: Campo subdividido em:
  • Total Valor: Tipo - NUMÉRICO.
  • Total Saldo: Tipo - NUMÉRICO.

Para cadastrar uma nota fiscal do tipo extra-orçamentária, o usuário terá que preencher as mesmas informações necessárias para o caso de nota orçamentária. Porém, não será necessário adicionar empenhos (RN04). E nela terá o acréscimo dos seguintes dados:

• Número do Processo: Tipo - NÚMERICO.
• Data do Processo: Tipo - DATA.

No passo 2 são inseridos os itens da nota fiscal.

Caso os empenhos dessa nota fiscal tenham itens de processos de compra associados, o sistema exibe uma lista de itens destes processos, contendo:

• Código: Formato - 999999999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Qtd. Compra*: Tipo - NUMÉRICO.
• Qtd. Disponível*: Tipo - NUMÉRICO.
• Qtd. a Inserir: Tipo - NUMÉRICO.
• Validade: Tipo - DATA (RN10).
• Garantia: Tipo - DATA (RN11).
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO. Formato - 99,9999.

Para cada item é possível ver os detalhes do material, ver últimas compras ou adicionar à nota fiscal, procedimento que será descrito mais abaixo.

Caso os empenhos desta nota fiscal não tenham itens de processos de compra associados, deve ser feita uma busca de material. O objetivo é selecionar materiais a serem adicionados na nota fiscal. As seguintes informações são solicitadas, pelo menos uma delas deve ser fornecida:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.

Também são exibidas as informações gerais da nota fiscal selecionada, a saber:

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Série: Tipo - CARACTER.
• Fornecedor: Tipo - TEXTO.
• Tipo de Entrada: Formato - 'Orçamentária' ou 'Extra-orçamentária'.
• Data de Emissão: Data de emissão da nota fiscal associada.

Abaixo é descrito a legenda referente aos campos que possuem o “*”:

* - Não estão sendo consideradas as quantidades solicitadas por participantes externos nos itens do processo de compra.

Efetuada a busca: o sistema exibe uma lista de materiais encontrados contendo as seguintes informações:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Unidade de Medida: Tipo - TEXTO.
• Valor: Formato - 99,99. Tipo - NUMÉRICO.
• Especificação: Tipo - TEXTO.

Escolhido o material, o sistema exibe os dados do material:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO. Esta informação já vem é exibida pelo sistema com a denominação do material selecionado. Porém pode ser editada antes de ser inclusa na nota.
• Valor Estimado: Formato - 99,99. Tipo - NUMÉRICO. É possível visualizar as últimas compras efetuadas para este mesmo material. (RN16).
• Unidade de Medida: Tipo - TEXTO.
• Especificação: Tipo - TEXTO.

e solicita:

• Quantidade*: Tipo - NUMÉRICO. Campo de preenchimento obrigatório. (RN05)
• Valor Total (R$)*: Tipo - NUMÉRICO. Formato - 99,99.
• Data de Validade*: Tipo NUMÉRICO. Formato: 99/99/9999.
• Data de Garantia: Tipo NUMÉRICO. Formato: 99/99/9999.

Os itens inclusos na nota são exibidos em uma listagem com as seguintes informações:

• Código: Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Validade: Tipo - DATA. (RN10).
• Garantia: Tipo - DATA. (RN11).
• Quant.: Tipo - NUMÉRICO.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo Orçamentário Disponível: Tipo - NUMÉRICO. (RN07)

Para cada item da nota fiscal, é possível alterá-lo ou removê-lo.

Ao selecionar a opção de continuar irá para o próximo passo. (RN09)

São exibidos os dados da nota fiscal associada, com os seguintes campos:

• Nota Fiscal: Formato - 99999, Tipo - NUMÉRICO.
• Série: Formato - X, Tipo - TEXTO.
• Número do Processo: Formato - 99999.999999/AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO.
• Data do Processo: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Data de Emissão: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Data do Atesto: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Consumo Imediato: Tipo - CHECKBOX. Formato - SIM/NÃO.

Após são exibidos os dados do fornecedor:

• Fornecedor: Formato - NOME DO FORNECEDOR, Tipo - Tipo TEXTO.
• CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 ou 99.999.999/9999-99., Tipo - NUMÉRICO.
• Endereço: Formato - LOGRADOURO | BAIRRO | CIDADE/UF, Tipo - TEXTO.

Adicionalmente, será exibida uma listagem contendo os empenhos associados à nota (caso possua), com os seguintes dados:

• Número/Ano: Formato - 99999/AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo (R$): Tipo - NUMÉRICO.

Também é exibida outra listagem contendo os itens da nota fiscal, com as seguintes informações:

• Código: Formato - 999999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Formato - TEXTO.
• Validade: Tipo - NUMÉRICO. Formato - 99/99/9999.
• Garantia: Tipo - TEXTO.
• Qtde.: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total(R$): Formato - 999,99. Tipo - NUMÉRICO.

Caso seja permitido solicitar a criação de um de documento de protocolo para tramitação da nota fiscal, a opção é mostrada (RN13):

• Deseja Criar Documento para Tramitação?(RN17).:
  • SIM: Formato - SIM, Tipo - TEXTO.
    • Caso a seja marcada esta opção, serão pedidos os Dados da Tramitação da Nota Fiscal:
      • Unidade Destino*: Formato - CÓDIGO UNIDADE | NOME UNIDADE, Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
  • NÃO: Formato - NÃO, Tipo - TEXTO.

e pode-se opcionalmente adicionar uma Observação (Tipo - TEXTO).

São exibidos os dados da nota fiscal associada, com os seguintes campos:

• Nota Fiscal: Formato - 99999. Tipo - NUMÉRICO.
• Data de Emissão: Formato - DD/MM/AAAA. Tipo - DATA.
• Série: Tipo - CARACTER.
• Contrato: Tipo - NUMÉRICO/DATE. Formato: 9…/AAAA.
• Número do Processo: Formato - 99999.999999/AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO.
• Data do Processo: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Data de Cadastro: Formato - DD/MM/AAAA HH:MM:SS. Tipo - DATA.
• Usuário de Cadastro: Formato : NOME DO USUÁRIO (login do usuário). Tipo : TEXTO.
• Almoxarifado: Tipo - TEXTO.
• Tipo: Indica se a nota é ORÇAMENTÁRIA ou EXTRA-ORÇAMENTÁRIA
• Protocolo do Documento (RN14): Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.

Após são exibidos os Dados do Fornecedor:

• Fornecedor: Formato - NOME DO FORNECEDOR, Tipo - Tipo TEXTO.
• CPF/CNPJ: Formato - 999.999.999-99 ou 99.999.999/9999-99., Tipo - NUMÉRICO.
• Endereço: Formato - LOGRADOURO | BAIRRO | CIDADE/UF, Tipo - TEXTO.

Adicionalmente, é exibida uma listagem contendo os empenhos associados à nota (caso possua), com os seguintes dados para cada empenho:

• Número/Ano: Formato - 9…/AAAA. Tipo - NUMÉRICO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Saldo (R$): Tipo - NUMÉRICO

Pode ser exibida uma listagem contendo o histórico de mudança de status associados à nota (caso possua), com os seguintes dados:

• Data: Formato: DD/MM/AAAA HH:MM. Tipo DATA e HORA.
• Usuário: Tipo TEXTO.
• Status: Tipo TEXTO.

Outra listagem contendo os itens da nota fiscal é exibida, com as seguintes informações:

• Código: Formato - 999999999999. Tipo - NUMÉRICO.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Medida: Tipo - TEXTO.
• Validade: Tipo - DATA (RN10).
• Garantia: Tipo - DATA (RN11).
• Quantidade: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total da Nota (R$): Tipo - NUMÉRICO.

São exibidas também as informações de entrada no Almoxarifado, a saber:

• Data: Formato - DD/MM/AAAA. Tipo - DATA.
• Denominação: Tipo - TEXTO.
• Medida: Tipo - TEXTO.
• Quantidade: Tipo - NUMÉRICO.
• Valor (R$): Tipo - NUMÉRICO. Formato: 9999,9999.
• Total (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Valor Total da Nota (R$): Tipo - NUMÉRICO.
• Observações: Tipo - TEXTO.

Caso seja possível a tramitação da nota fiscal são exibidas também as informações das suas movimentações (RN14):

• Movimentações da Nota Fiscal:
  • Data Origem: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Destino: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
  • Enviado Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
  • Recebido Em: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
  • Recebido Por: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.

Cadastrada a nota, existe a opção de cadastrar outra nota fiscal, imprimir esta, ou exibir o resumo contábil de material, que apresenta o seguinte formato:

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Apenas os usuários com privilégios de gestor de: patrimônio, biblioteca, contratos e almoxarifado, tanto da instituição como das unidades gestoras poderão cadastrar notas fiscais orçamentárias. Caso o usuário possua o papel de GESTOR_PATRIMONIO_FUNDACAO não é exibido a tela de escolha, sendo selecionada a opção extra-orçamentária.
• RN02 - A nota fiscal é dita orçamentária quando possui um empenho associado à ela.
• RN03 - Para as notas orçamentárias, o fornecedor da nota será o credor do empenho, logo, para preencher este campo (Fornecedor), é necessário associar um empenho à nota.
• RN04 - A nota fiscal é dita extra-orçamentária quando não possui um empenho vinculado à ela. Ou seja, quando o item é adquirido por doação ou transferência, por exemplo.
• RN05 - A quantidade na nota não pode ser superior à quantidade comprada no processo de compra.
• RN06 - A exibição do campo Data de Validade depende do grupo de material do item em questão, se este pertencer a um grupo de material permanente, o campo Data de Validade não é exibido.(Regra removida em 15/12/2015 referente a tarefa 169702)
• RN07 - O campo Saldo Orçamentário Disponível está disponível somente para notas fiscais orçamentárias.
• RN08 - Uma nota fiscal que seja para consumo imediato deve, ao final, realizar uma saída avulsa para todos os materiais constantes desta.
• RN09 - O valor da soma dos itens da nota fiscal não pode ser maior que o valor da soma do saldo dos empenhos inseridos
• RN10 - Quando não informada a data de validade mostrar “Validade Indeterminada”
• RN11 - Quando não informada a data de garantia mostrar “Sem Garantia”
• RN12 - A terminologia Grupo de Material pode ser ajustada para Elemento de Despesa Detalhado, ver Terminologias.
• RN13 - A opção de tramitação da nota fiscal apenas será mostrada caso o parâmetro NOTA_FISCAL_GERA_PROTOCOLO seja verdadeiro.
• RN14 - Quando a nota fiscal está associada a um documento de protocolo usado para a tramitação da mesma, são mostrados o número de protocolo do documento e suas movimentações realizadas na visualização dos dados da nota fiscal cadastrada.
• RN15 - Não é permitido o cadastro de notas duplicadas com mesmo fornecedor, número e série.
• RN16 - É verificado a origem do valor exibido, se o material tiver preço de compra o label é exibido “Preço de Compra”, se não tiver preço de compra é exibido “Valor Estimado”. (Adicionado em 02/08/2013, referente a tarefa 109004)
• RN17 - Quando definimos uma unidade de destino para tramitação de um documento, o fornecedor da nota fiscal é inserido como um interessado no documento.
• RN18 - O campo valor unitário não permite edição caso o campo valor total tenha sido informado. Nesse caso, o valor unitário será o valor total item dividido pela quantidade. (Adicionada em 24/04/2015, referente a tarefa 124250)(Regra removida em 15/12/2015 referente a tarefa 169702)
• RN19 - O campo valor total item não permite edição caso o campo valor unitário tenha sido informado. Nesse caso, o valor total será o valor unitário multiplicado pela quantidade. (Adicionada em 24/04/2015, referente a tarefa 124250)(Regra removida em 15/12/2015 referente a tarefa 169702)

Não se Aplica

Sistema: SIPAC

Módulo: Almoxarifado

Link(s): SIPAC → Estoque → Estoque → Notas Fiscais → Cadastrar Nota Fiscal

Usuário: diretordmp

Papel que usuário deve ter: SipacPapeis.GESTOR_ALMOXARIFADO.

• Verificar detalhadamente todas as regras de negócio.
• Realizar o teste cadastrando Notas Fiscais Orçamentárias.
• No caso de Notas Fiscais Orçamentárias testar também a utilização da opção 'Esta nota fiscal será associada a uma requisição de material importado?'
• Após o cadastro da Nota Fiscal, pode-se verificar que o cadastro foi realizado com sucesso no caso de uso Patrimônio → Nota Fiscal → Consultar/Alterar/Remover informando na busca o número da Nota Fiscal cadastrada.

Pode-se verificar o resultado de operações neste caso de uso utilizando as opções abaixo:

• Relatório de Entradas por Nota Fiscal
• Relatório de Materiais a Vencer
• Relatório de Materiais em Garantia

• Para o caso de Nota Fiscal orçamentária, os dados referente ao empenho devem ser encontrados em Patrimônio → Consultas → Gerais → Empenho.

• Para encontrar números de requisições de materiais importados usar o Portal Administrativo > Consulta de Requisições e selecionar no campo “Tipo de Requisição” a opção “Requisição para Importação de Meterial para Importação”.

• Verificar se foi criado um histórico de mudança de status de nota fiscal com status de PENDENTE referente à criação da nota fiscal no caso de uso de Listar/Alterar Nota Fiscal.

Este caso de uso é compartilhado por outros módulos do sistema. Especificação centralizada no módulo do almoxarifado, Clique Aqui