Patrimônio - Negócio

O art. 23, I da CF diz que é competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios zelar pela guarda da Constituição, das leis e das instituições democráticas e conservar o patrimônio público. Sob esse aspecto, tendo em vista a crescente complexidade na administração dos bens públicos, torna-se imprescindível a utilização de um sistema que permita o prático e transparente gerenciamento do patrimônio da mesma.

É nesse contexto que se insere o subsistema de Patrimônio, presente como um dos módulos do SIPAC. Neste documento, são descritos os diversos elementos de negócio intrínsecos a este módulo e como eles se interrelacionam.

O Módulo de Patrimônio tem como funções principais registrar a localização, movimentação, alienação, baixa e recebimento dos bens patrimoniais, além de realizar a padronização, o controle e a distribuição deles.

Dentro da instituição autárquica, pode haver diferentes níveis de gerenciamento do patrimônio: o setor de patrimônio e materiais da instituição, os responsáveis pelo patrimônio de uma unidade gestora e os responsáveis pelo patrimônio de uma unidade. Para entender melhor esta estruturação hierárquica, consulte unidades x execução orçamentária.

Os funcionários do setor de patrimônio possuem o papel de Gestor de Patrimônio Global, já os responsáveis pelo patrimônio de uma unidade gestora possuem o papel de Gestor de Patrimônio de Unidade Gestora e os responsáveis pelo patrimônio de uma unidade possuem o papel de Gestor de Patrimônio Local.

Estes papéis se diferenciam, basicamente, pela abrangência da gerência do patrimônio:

• Os Gestores Locais gerenciam apenas o patrimônio local, tendo acesso muito limitado a esse gerenciamento, limitando-se a consultas de bens e movimentações apenas da sua unidade, solicitar movimentações de bens de ou para sua unidade, realizar abertura de chamados patrimoniais, gerar inventário e levantamento patrimonial apenas para a sua unidade. Tudo isso está acessível ao Gestor Local apenas pelo Portal Administrativo.
• Os Gestores de Unidades Gestoras possuem um acesso bem mais abrangente dentro do próprio módulo de Patrimônio, porém limitado a sua unidade gestora e às unidades vinculadas.
• Os Gestores Globais, por sua vez, têm acesso completo a todas as funcionalidades do Módulo Patrimônio, podendo realizar registros/tombamentos/alterações/movimentações em qualquer bem dentro da instituição.

O tombamento (ou registro patrimonial) é o processo que gera identificadores numéricos e únicos para cada bem patrimonial da instituição. (Mais informações Portaria MPF SG 383 19931). O número de tombamento(identificador numérico) é gerado automaticamente e é composto por 12 dígitos, sendo os quatro primeiros referente ao ano de tombamento e o restante uma sequência de números que é única para cada bem.

Através de placa identificadora ou etiqueta com código de barra, destes registros, realiza-se o controle dos bens pelas unidades responsáveis pela guarda, utilização e manutenção.

Esse número de tombamento atribuído ao bem deve sempre ser exibido nos documentos que possam vir a ser emitidos neste módulo, e jamais pode vir a ser alterado, nem em caso de transferência. A figura a seguir mostra o fluxo de atividades de um tombamento.

Para realizar o tombamento de um bem, é necessário conhecer o tipo de entrada do bem. O SIPAC permite três principais tipos: por empenho, pela Funpec e por outros tipos de entrada. Abaixo é detalhado o fluxo de execução para cada um.

Os bens adquiridos desta maneira possuem um vínculo com os empenhos que especificam os recursos financeiros da UFRN destinados à compra dos bens. Esta vinculação é feita através da Nota Fiscal que contém as informações sobre a compra do bem.

No tombamento por empenho deve ser definido o empenho, a unidade gestora e a unidade responsável, isto é importante para registrar de qual orçamento será contabilizada a compra do bem. Um bem pode ser adquirido por uma unidade gestora orçamentariamente, porém ficar sob a responsabilidade de outra unidade, não necessariamente vinculada à gestora que empenhou o bem.

Em seguida deve ser informada a nota fiscal (associada ao empenho escolhido), cujos itens, se forem tombáveis, poderão ser adicionados para tombamento.

Todas as informações sobre o material a ser tombado são introduzidas neste momento, tais como:

• Data de garantia. Contada a partir da Data de atesto, pois a garantia inicia no ato do fornecimento, conforme Art. 50 da Lei Nº 8.078, DE 11 DE SETEMBRO DE 1990. A data de atesto registra a data que o material foi recebido pela instituição;
• Valor;
• Grupo de material;
• Marca;
• Finalidade;
• Especificação;
• Data de Balanço;
• Descritores de material específicos.

Caso o bem a ser tombado seja um livro, informações próprias de livros devem ser inseridas, tais como Autor, Título, ISBN, etc.

Após isto, é gerado o Termo de Responsabilidade, documento que atribui os bens ao responsável da Unidade; e o Resumo Contábil, documento equivalente a um extrato contábil, agrupado por Grupos e Subgrupos de Material, contendo os valores necessários para a liquidação da despesa e lançamento no SIAFI, o que garante o acerto contábil entre o SIPAC e o sistema financeiro do Governo Federal, o SIAFI.

O tombamento de bens adquiridos pela Funpec pode ocorrer de duas formas: para bens adquiridos pela desburocratização de compras custeadas pela UFRN, ou para bens financiados por alguma entidade e destinados a um projeto dentro da UFRN.

Esta forma refere-se a compra realizada pela Funpec, mas com recursos da UFRN. A Funpec entrega a compra para o DMP através de um Termo de Transferência, para que ele faça os tombamentos dos bens da compra. O fluxo pode ser melhor compreendido através da descrição abaixo:

1. Solicita compra: A UFRN solicita que seja feita uma compra.
2. Compra: A Funpec realiza as compras atendendo a solicitação do passo anterior. Os recursos para as compras provêm da UFRN.
3. Termo Transferência: É gerado um termo de transferência (termo de responsabilidade com o tipo de documento TERMO DE TRANSFERENCIA), que oficializa a entrega dos bens adquiridos para o DMP.
4. Tomba: O DMP tomba, através do SIPAC, os bens entregues no passo anterior.

Os bens adquiridos pela Funpec desta forma possuem, além dos atributos comuns, informações referentes ao número e ano do Termo de Transferência.

A segunda maneira é quando a Funpec compra bens para algum projeto, financiado por entidades como: FINEP, ANP, CNPQ, CTINFRA etc, e esses bens são tombados e entregues ao coordenador do projeto através de um Termo de Responsabilidade. O fluxo pode ser descrito da seguinte forma:

1. O coordenador de um projeto solicita as compras necessárias para o projeto.
2. A Funpec atende a solicitação da compra recebida no passo anterior e realiza-a. Os recursos para a compra são das entidades do qual o projeto faz parte: ANP, FINEP, CNPQ, CTINFRA, entre outras.
3. A própria Funpec irá fazer o tombamento dos bens da compra no SIPAC.
4. O SIPAC realiza o tombamento e gera o termo de autorização (Termo de responsabilidade com o tipo de documento AUTORIZACAO) para a entrega dos bens ao coordenador do projeto.

Os bens adquiridos dessa forma possuem o status definido como pendente. Isso porque o bem pertence ao projeto, e após o término do projeto o bem pode ser doado para a UFRN (passando para o status Efetivado), grande maioria dos casos, ou pode ser devolvido para a entidade que forneceu os recursos para a compra do mesmo (passando para o status Devolvido).

Trata do tombamento de bens do CNPq. Esses bens deverão ser apenas cadastrados no sistema de patrimônio, sem a necessidade da geração do número de tombamento para os mesmos. Isso ocorre pelo bem não pertencer a UFRN, porém está sob responsabilidade da mesma. Esses bens possuem os estados semelhantes aos dos bens da Funpec, apresentados anteriormente. Eles são cadastrados no patrimônio da UFRN através do documento “Termo de depósito”, fornecido pelo próprio CNPq, com o status de pendente. Após o término do contrato, firmado através do termo de depósito, o bem pode ser efetivado ao patrimônio da UFRN ou ser devolvido ao CNPq. Caso seja efetivado ao patrimônio, deve-se gerar um número de tombamento para os bens e mudar seu status para efetivado. Caso contrário deve-se mudar seu status para devolvido.

Os bens que passam a ser patrimônio da instituição, mas que não correspondem a entradas através de empenho ou por intermédio da Funpec, são considerados bens tombados por outros tipos de entrada. Como os tipos podem ser variáveis de acordo com a instituição, o sistema permite que seja feito o seu cadastro. Os tipos de entrada mais comuns são: por doação, devolução, incorporação e restituição de bem pelo responsável.

No tombamento por outros tipos de entrada deve ser definido o tipo de entrada, o nome da pessoa que vai fornecer o bem, o tipo de documento que oficializa a entrada do bem (exemplos: autorização, ofício, termo de doação, nota fiscal, etc.) e os dados deste documento (número e data). Também deve ser definida a unidade responsável pelo bem.

Todas as informações sobre o material a ser tombado devem ser inseridas, tais como:

• Material;
• Marca;
• Especificação;
• Finalidade;
• Valor (R$);
• Quantidade;
• Garantia;
• Data de Balanço;
• Descritores de material específicos.

Caso o bem a ser tombado seja um livro, informações próprias de livros devem ser inseridas, tais como Autor, Título, ISBN, etc.

Após isto, é gerado o Termo de Responsabilidade e o Resumo Contábil.

Para fins de manutenção de um histórico para cada bem patrimonial da instituição, são armazenadas todas as suas movimentações, físicas ou lógicas:

• As movimentações físicas (tratadas no sistema como movimentações externas) referem-se às mudanças de localização (unidade) de um bem dentro da instituição durante sua vida útil. São elas: Transferência, Empréstimo, Devolução, Recolhimento e Alienação.

• As movimentações lógicas (tratadas no sistema como movimentações internas) referem-se às alterações nas informações de um bem que devem ser armazenadas para fins de histórico. São elas: Alteração de Finalidade de um bem, Agregação de valor ao bem, Supressão de valor ao bem, Adição e Remoção de bens a uma Guia de Movimentação, Tombamento, Efetivação de bem de terceiro, Devolução de bem de terceiro, Anulação de um bem ou a reativação do anulamento.

As movimentações lógicas possuem fluxos mais simples e diretos, portanto apenas será detalhado o fluxo das movimentações físicas.

As movimentações do tipo Transferência, Empréstimo, Devolução e Recolhimento de bens seguem o mesmo fluxo de execução no sistema. A diferença entre elas é o objetivo de cada uma.

• A Transferência de um bem é a mudança da Unidade em que o bem está localizado, alterando também a responsabilidade sobre o mesmo. Para os Gestores de Unidades Gestoras e os Gestores Locais a transferência de um bem só é efetivada quando o recebimento do mesmo for realizado. Já os Gestores Globais realizam a transferência sem a necessidade de uma confirmação de recebimento.
• O Recolhimento é uma Transferência, porém o destino do bem é exclusivamente para a Unidade de Materiais Recolhidos para Alienação.
• O Empréstimo é uma Transferência temporária entre Unidades dentro da instituição.
• A Devolução é a finalização do empréstimo, é uma tranferência que só pode ser feita para a Unidade que emprestou o bem.

Logo, para realizar qualquer uma dessas movimentações, é necessário definir a Unidade de destino e a Unidade de origem, bem como a data de saída do bem. Em seguida, todos os bens que serão movimentados devem ser indicados e por fim, são gerados a Guia de Movimentação, o Termo de Responsabilidade e o Resumo Contábil.

Pode-se ver abaixo os fluxogramas das atividades de movimentação:

É a desincorporação dos bens públicos da instituição. Segundo o Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990, alienação é a operação de transferência do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação.

Para abrir um processo de alienação de bens no SIPAC, é necessário definir os bens a serem alienados, sejam eles conhecidos ou desconhecidos pelo sistema. Determina-se também o destinatário do processo e o tipo de alienação (por exemplo: venda, permuta, doação, leilão). Ao alienar um bem, este pode ter seu valor depreciado em comparação ao valor de compra do bem, portanto, o valor de alienação deve também ser informado. Para gerar a capa do processo, são informados o assunto do processo, a unidade interessada e a unidade de destino do processo. Este processo é então encaminhado para o setor responsável pelo encaminhamento do mesmo, e cumprimento dos procedimentos de alienação, de acordo com o seu tipo.

Pode-se visualizar a seguir o fluxograma de atividades para alienação do bem:

O módulo de patrimônio disponibiliza uma funcionalidade que realiza os cálculos de depreciação de um bem, assim como também a possibilidade de realizar ajustes de reavaliação e redução a valor recuperável, sendo possível ajustar o valor do bem, a vida útil restante e o valor residual.

As regras aplicadas a essa funcionalidade são baseadas na macro função 020330, disponibilizada pelo STN, que trata do assunto.

Para o usuário do sistema, o fluxo é simples: basta acessar a funcionalidade Ajustar valor contábil e informar até que mês se deseja contabilizar a depreciação. O sistema irá listar os bens que serão depreciados com seus respectivos valores de depreciação.

O lançamento das depreciações, assim como os efeitos contábeis provenientes das reavaliações e/ou reduções a valor recuperável podem ser verificados nos seguintes relatórios:

• RMB Sintético
• RMB Analítico
• Laudo de avaliação
• Relatório mensal operacional de valoração de ativo
• Relatório mensal de registro de valoração de ativos

Internamente, o SIPAC necessita de diversas informações para identificar os bens que serão depreciados e o valor que deverá ser depreciado.

Primeiramente, o SIPAC localiza os bens que podem ser depreciados. Para isso, ele realiza uma busca nos bens que são marcados como depreciáveis e verificam quando foi que este bem entrou em uso e a última vez que ele sofreu um ajuste contábil. Caso essa data seja superior a 1(um) mês, então o bem está habilitado a ser depreciado.

Em relação ao cálculo, o SIPAC utiliza a estratégia de cotas constantes. Essas cotas são obtidas através da seguinte fórmula:

• (Valor do Bem - (Valor Residual(%)xValor do bem))/vida útil em meses

Portanto, é necessário que o valor do bem esteja correto, assim como as informações da vida útil e do valor residual.

Visando uma maior praticidade no momento da realização dos levantamentos patrimoniais, foi desenvolvida uma versão “móvel” da mesma funcionalidade de cadastrar levantamentos patrimoniais, que está presente no módulo de Patrimônio Móvel em sua versão para browsers. Assim como a versão para navegadores, o objetivo da funcionalidade para dispositivos móveis é permitir que seus usuários possam realizar o levantamento patrimonial, porém sem necessidade da utilização de papéis, canetas ou do próprio acesso ao módulo de Patrimônio Móvel em computadores executando algum navegador web. O diferencial dessa aplicação é o fato do usuário poder realizar as ações de forma mais simples, uma vez que o usuário precisa apenas estar acessando o aplicativo em seu smartphone ou tablet. Sendo assim, o usuário poderá realizar o cadastro dos itens apenas informando o número de tombamento dos mesmos, ou utilizando-se da característica do aplicativo de poder realizar a leitura das informações do bem pela câmera do dispositivo. O que é feito nesse ponto é que a aplicação, por meio da câmera do dispositivo pode retornar as informações contidas na base de dados do sistema através da leitura da etiqueta patrimonial fixada ao bem. Essa leitura, da mesma forma como a inserção do número de tombamento no campo de pesquisa, retornará as informações de um bem. Seu usuário precisará apenas verificar e confirmar se os dados retornados estão corretos para o bem em questão. Todos os bens que forem identificados assim poderão constituir um novo levantamento patrimonial que posteriormente pode ser acessado via módulo de Patrimônio Móvel no SIPAC.

Pode-se visualizar melhor o fluxo de uso do aplicativo no diagrama abaixo:

O Termo de Responsabilidade é um documento que delega responsabilidade sobre um conjunto de bens, identificados através dos números de tombamento, a uma Unidade da UFRN. A Unidade associada ao termo possui um representante que assina o termo indicando o recebimento dos bens. Um Termo de Responsabilidade só pode conter bens que foram adquiridos da mesma forma (empenho, doação ou Funpec). Este documento é estruturado da seguinte maneira:

• Cabeçalho: Contém o número e ano do termo, a unidade responsável pelos bens e a Unidade Gestora Patrimonial (UGP) dos bens. A seguir as informações específicas para cada tipo de aquisição de bens é apresentada.

• Relação dos bens: Relaciona os bens pertencentes ao termo são relacionados, com os respectivos números de tombamento e valores.

• Responsabilidade: Contém as informações referentes ao funcionário da Unidade responsável pelos bens, bem como o espaço para a assinatura do documento.

Todo aquele que, a qualquer título, seja depositário, encarregado ou que tenha a guarda e utilização de bens e valores públicos, é responsável por sua conservação e pelo seu bom e fiel emprego.

Após recebimento do bem pelo almoxarifado, aceitação, registro e tombamento junto ao Patrimônio, fica condicionada sua imediata distribuição ao setor requisitante à elaboração da Solicitação de Transferência de Bens e do respectivo Termo de Responsabilidade.

A distribuição de todo e qualquer bem pertencente ao acervo patrimonial, ficará condicionada à assinatura do respectivo Termo de Responsabilidade, pela pessoa encarregada do setor requisitante.

Os responsáveis pelos bens patrimoniais só se desobrigam da responsabilidade que assumem, quando da assinatura dos Termos de Responsabilidade, nas seguintes situações:

1. Recolhimento dos bens;
2. Transferência para outras unidades ou órgãos públicos, mediante a respectiva documentação;
3. Baixa, obedecidas as formalidades legais.

• Tombamento de bem - Após finalizar o tombamento de um bem, o sistema cria um termo de responsabilidade

• Transferência de bens - Quando o gestor patrimonial desejar mudar a localização de um bem para outro departamento, um novo termo de responsabilidade será gerado agregando o termo anterior nele mesmo, pois a responsabilidade sobre aquele bem irá mudar.

• Desmembração de bem - Determinado bem possui diversas ferramentas auxiliares que em conjunto empenham no funcionamento pleno daquele bem como por exemplo um home-theater que possui várias caixas de som, alguns com microfone. Deseja-se no caso desmembrar esses itens tombando cada item auxiliar pois tais itens estão sujeitos a descaracterização ou perda, o que pode comprometer numa perda parcial da funcionalidade do home-theater. No caso é gerado um novo termo de responsabilidade agregando o termo anterior nele mesmo.

• Agregação de bens - No caso do bem ser agregado a outro que juntos desempenham uma determinada função. É gerado um novo termo de responsabilidade agregando o termo anterior nele mesmo.

As movimentações que um bem pode realizar entre as unidades da UFRN (denominadas no sistema como movimentações externas) são documentadas através de uma Guia de Movimentação. Este documento especifica as Unidades de origem e destino da movimentação, os responsáveis destas unidades, os bens a serem movimentados e um espaço para a assinatura dos responsáveis. No caso de movimentações onde os bens possuem tipos de aquisição distintos, serão gerados documentos separados para cada tipo de aquisição presente dentre os bens da guia. Quando a movimentação refere-se a uma transferência de bens entre unidades, deverão ser gerados adicionalmente novos termos de responsabilidade para os bens (para cada tipo de aquisição de bens presente na relação dos bens), transferindo a responsabilidade dos mesmos à nova unidade.

As movimentações de um bem realizadas quando esse possui o status RECOLHIDO (Ver alienação), são chamadas guia de recolhimento.

Documento emitido após ser gerado um processo de alienação e ser dada a baixa do bem no sistema. Este documento especifica a unidade de destino do processo de alienação, o tipo de alienação e os bens alienados e suas informações. É um documento assinado pelo responsável pela alienação e o destinatário do processo.

O sistema permite a geração de diversos relatórios sobre o patrimônio da instituição.