Nesta opção a chefia da unidade poderá se posicionar perante a Auditoria Interna da Instituição sobre notificações de auditoria recebidas. A chefia da unidade terá que se posicionar sempre que notificada sob pena de punições administrativas e mesmo multas para a instituição.

Para agilizar os processos administrativos do setor de auditoria, os auditores também podem responder as notificações como se fossem o chefe da Unidade.

Pré-requisitos: Ter uma notificação cadastrada e enviada pelo setor de Auditoria:

• Cadastrar Recomendação/Informação(CGU);
• Cadastrar Recomendação/Informação(AUDIT);
• Cadastrar Recomendação/Informação(Acórdão(TCU);

O caso de uso se inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Portal Administrativo → Outros → Auditoria Interna → Acompanhamento de Providências/Responder Relatório de Gestão → Responder Notificações de Auditoria. (RN08 e RN09)

Caso o usuário seja Chefe de Unidade, ao iniciar a operação o usuário é apresentado à uma tela com a listagem das notificações recebidas, agrupadas por órgão de controle notificador, e ordenadas por data de notificação. O mesmo relatório pode ter sido notificado mais de uma vez à mesma unidade. Nesta listagem são exibidas as seguintes informações:

• Unidade: Tipo - TEXTO, Formato - <Nome Unidade >(Código) Ex.: UFRN (11.00)
• Acórdão: Tipo - TEXTO, Formato - 999999999/9999 (Para TCU ).
• Relatório: Tipo - TEXTO, Formato - 999999999/9999 (Para CGU ou AUDIT).
• Notificação: Tipo - TEXTO.
• Data de Envio: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA.
• Prazo: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Resposta Enviada: Tipo - TEXTO, Formato - SIM ou NÃO.

Ainda nessa listagem tem-se as opções para Visualizar o Relatório/Acórdão e Responder a notificação.

Caso o usuário tenho papel de AUDITOR, ele pode responder as notificações de auditoria como se fosse o responsável pelo unidade notificada. Ao iniciar a operação é exibido um filtro onde o usuário pode buscar as notificações pelos seguintes critérios:

• Unidade: Tipo - AUTOCOMPLETE, Formato - Nome ( codigo ), Entrada de Dados: código, nome.
• Status: Tipo - TEXTO, são disponibilizadas as opções: Cadastrada, Enviada e Respondida.
• Relatório/Acórdão(Número/Ano): Tipo - NUMÉRICO, Formato - 999999999/AAAA.
• Número da Notificação: Tipo - NUMÉRICO.
• Período de Envio: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA.
• Ano do Relatório/Acórdão: Tipo - DATA. Formato - AAAA.

Após a consulta é exibida a lista de notificações que contém as seguintes informações:

• Relatório/Acórdão: Tipo - TEXTO, Formato - 999999999/9999.
• Orgão: Tipo - TEXTO. Formato: Sigla Órgão.
• Notificação: Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade: Tipo - TEXTO.
• Data de envio: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA.
• Status: Tipo - TEXTO.

Após a conclusão do Fluxo 1 ou Fluxo 2, o usuário pode selecionar a notificação para ser respondida. O sistema exibe as informações da notificação selecionada, que são:

Dados do Acórdão ( TCU ) ou Relatório de auditoria (CGU ou AUDIT)

• Número/Ano: Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade Jurisdicionada: Tipo - TEXTO Formato- nome (codigo).
• Processo: Tipo - TEXTO, Formato: …9/AAAA ( para TCU ).
• Tipo: Tipo - TEXTO.
• Ano de Exercício:: Tipo - DATA.
• Situação: Tipo - TEXTO.
• Data de Emissão: Tipo - DATA.
• Prazo: Tipo - DATA.
• Colegiado: Tipo - TEXTO. ( para TCU )
• Status: Tipo - TEXTO.
• Unidade Interessada: Tipo - TEXTO Formato- nome (codigo).
• Observação: Tipo - TEXTO.
• Sumário: Tipo - TEXTO (para acórdão).
• Introdução: Tipo - TEXTO (para CGU ou AUDIT).

Dados da Notificação:

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Unidade Interessada: Tipo - TEXTO Formato- nome (codigo).
• Data de Envio: Tipo - DATA.
• Status: Tipo - TEXTO.

Recomendações notificadas (para CGU ou AUDIT)

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Descrição: Tipo - TEXTO.

Determinações/Recomendação/Dar Ciência (para TCU)

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Descrição: Tipo - TEXTO.
• Prazo: Tipo - TEXTO.

Unidades Interessadas

• Nome: Tipo - TEXTO, Formato NOME UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE).

Para cada unidade, inclusive a do usuário logado, deverá apresentar caso a unidade já tenha se posicionado quanto ao item em uma notificação anterior as respostas das unidades separado por Unidade, serão exibidas em formato de formulário de resposta de item em uma listagem (RN02). Nessa listagem tem-se as seguintes informações:

• Notificação: Tipo - TEXTO, Formato - 99ª Notificação.
• Posicionamento: Tipo - TEXTO.
• Resposta: Tipo - TEXTO.

Ainda nessa listagem, o usuário pode visualizar a resposta enviada. Para isso o sistema disponibiliza uma opção através da qual visualiza-se a resposta, com os seguintes dados:

• Determinação: Tipo - TEXTO, Formato - Determinação/Constatação 99 - Acórdão/Relatório 9999999/9999.
  • Número: Tipo - NUMÉRICO.
  • Prazo: Tipo - DATA, Formato - dd/mm/aaaa.
  • Descrição: Tipo - TEXTO.
• Recomendação:
  • Número: Tipo - TEXTO.
  • Descrição: Tipo - TEXTO.
• Resposta da Unidade: (RN07)
  • Posicionamento: Tipo - TEXTO.
  • Justificativa: Tipo - TEXTO.
• Providências Informadas:
  • Item: Tipo - NUMÉRICO.
  • Prazo: Tipo - DATA, Formato - dd/mm/aaaa.
  • Descrição: Tipo - TEXTO.
  • Implementada: Tipo - TEXTO.
• Acompanhamentos Providências
  • Justificativa: Tipo - TEXTO.
  • Observações: Tipo - TEXTO.
  • Status: Tipo - TEXTO.
  • Data de Envio: Tipo - DATA, Formato - dd/mm/aaaa.
  • Data da Resposta: Tipo - DATA, Formato - dd/mm/aaaa.
  • Arquivo: Tipo - TEXTO.
• Anexos
  • Arquivo: Tipo - TEXTO.
  • Descrição: Tipo - TEXTO.

Anexos

• Arquivo: Tipo - TEXTO.
• Descrição: Tipo - TEXTO.

O usuário seleciona a determinação (RN01), para acórdão do TCU, ou recomendação, para relatórios de auditoria (AUDTI ou CGU), para a qual deseja-se cadastrar a resposta.

No formulário para cadastro de resposta, tem-se os dados da determinação, para o caso de acórdão do TCU, ou os dados da recomendação com a sua constatação associada. Essas informações são:

Constatação

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Assunto: Tipo - TEXTO.
• Descrição: Tipo - TEXTO.
• Prazo: Tipo - TEXTO.

Recomendações

• Número: Tipo - NUMÉRICO.
• Descrição: Tipo - TEXTO.
• Status: Tipo - TEXTO.
• Prazo: Tipo - TEXTO.
• Resposta: Tipo - TEXTO.

Caso o relatório seja um acórdão do TCU ou AUDIT, o usuário preenche a resposta da unidade com um texto explicativo:

• Resposta *: Tipo - TEXTO.

Para o cadastro da providência deve-se informar: (RN05)

• Prazo para implantação *: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA. (RN10)
• Status *: Tipo - Texto. Com as opções ATENDIDA, EM ATENDIMENTO e NÃO ATENDIDA.
• Implementada: Tipo - LÓGICO.
• Descrição *: Tipo - TEXTO.

A medida que as providências vão sendo cadastradas é exibida uma listagem com tais providências. Nessa listagem tem-se os seguintes dados:

• Item: Tipo - NUMÉRICO.
• Prazo: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA
• Descrição:
• Situação: Tipo - TEXTO.(Ordenado no topo da lista da mais nova para a mais antiga.)

Para cada providência , ainda pode existir um acompanhamento providência associado a mesma. Caso a providência possua acompanhamento , os seguintes dados do acompanhamento são apresentados: (RN05)

• Justificativa: Tipo - TEXTO.
• Observações: Tipo - TEXTO.
• Status: Tipo - TEXTO.
• Data de Envio: Tipo - TEXTO.
• Data da Resposta: Tipo - TEXTO.
• Arquivo: Tipo - TEXTO.

Caso seja uma modificação na resposta , será criado um histórico com a reposta anterior , e nas visualizações das repostas possuirá uma listagem com os históricos das respostas com as informações:

• Usuário: Tipo - TEXTO.
• Justificativa: Tipo - TEXTO.
• Data: Tipo - TEXTO.

O usuário ainda pode anexar arquivos à resposta da unidade. Para isso deve-se realizar o upload do arquivo desejado e informar uma descrição para o mesmo.

Após o cadastro da resposta da unidade o status da notificação passa a ser Respondida. Caso todas as notificações estejam com status Respondida o usuário pode enviar a resposta ao setor de auditoria.

Fim do caso de uso (RN03).

• RN01 - Para enviar a resposta, o usuário deverá se posicionar para cada item (Determinação - TCU ou Recomendação - CGU) individualmente.
• RN02 - Caso a unidade já tenha se posicionado quanto ao item em uma notificação anterior, são exibidas as respostas já cadastradas pela unidade no formulário de resposta de item.
• RN03 - Após o envio da resposta um e-mail deve ser enviado para o setor de Auditoria Interna.
• RN04 - Ao discordar de uma recomendação enviada pelo CGU, uma providência é criada automaticamente pelo sistema, sendo atribuido a sua descrição a jsutificativa pela discordância da recomendação. Esta providência é criada para que a auditoria possa analisá-la.
• RN05 - Ao atualizar a resposta da unidade, não é permitido remover todas as providências informadas. Para cada resposta da unidade à notificação, deve haver ao menos uma providência associada.
• RN06 - Pelo menos uma providência deve ser informada.
• RN07 - Ao complementar uma resposta elaborada parcialmente anteriormente o sistema preenche os dados dos campos automaticamente.
• RN08 - Para a unidade principal devera exibir uma mensagem: Sua unidade é a responsável pela consolidação da(s) resposta(s) e cadatrar as providência(s). Por favor, consultar unidade(s) (exibir código(s) e nome(s) da(s) unidade(s)). Qualquer dúvida, entrar em contato com o setor de Auditoria.
• RN09 - Quando for notificada apenas uma unidade o sistema não devera apresentar a mensagem de unidade principal.
• RN10 - Quando for cadastrado uma providência como atendida, o sistema tirar o campo Prazo e automaticamente ficar com a data do cadastro da mesma.

Não se Aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Portal Administrativo

Link(s): Outros → Auditoria Interna → Responder Notificações → Responder Notificações de Auditoria

Usuário: aluizio, halcima

Papel que usuário deve ter: SipacPapeis.DIRETOR_UNIDADE ou SipacPapeis.AUDITOR

• Quando for enviar a resposta da unidade tentar enviar a resposta com notificações ainda não respondidas. O sistema deve impedir.
• Após o cadastro da resposta para uma recomendação (AUDIT ou CGU) ou determinação (TCU) o status da notificação deve ser alterado para Respondida. Responder uma notificação e verificar a alteração do status.
• Para verificar a efetivação da resposta pela unidade, acessar a Operação, Portal Administrativo → Outros → Auditoria Interna → Notificações Respondidas e realizar busca pela notifação associada à resposta cadastrada.

Para enviar uma notificação a uma determinada unidade acessar o link: Módulos → Portal da Auditoria → Auditoria → Auditoria Interna (AUDIT) /Tribunal de Contas da União (TCU)/Controladoria Geral da União (CGU) → Enviar Nota de Auditoria/Notifica.