Portal Administrativo - Negócio

O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) oferece operações fundamentais para a gestão das atividades realizadas pelos diversos setores da Instituição, integrando as etapas dos fluxos de atividades realizadas, com a objetivo de obter um maior controle, agilizar as respostas e tornar as informações acessíveis para os interessados. A partir do uso do sistema, novas demandas por parte dos diversos setores da instituição são solicitadas, expandindo as funcionalidades dos módulos, tornando os módulos mais completos e integrados.

Entretanto, é importante observar que em uma instituição existem diversos níveis de acesso e, devido a integração dos módulos e dos fluxos de atividades realizados pelos diversos setores da instituição, torna-se necessário disponibilizar as principais funcionalidades em um lugar de fácil acesso.

Nesse contexto se insere o Portal Administrativo, com o objetivo de disponibilizar as principais funcionalidades dos módulos e definir a área de acesso dos usuários que não possuem perfil de gestor.

As funcionalidades são organizadas nas seguintes abas: Requisições, Comunicação, Bolsas, Compras, Contratos, Projetos, Orçamento, Patrimônio, Protocolo, Telefonia e Outros.

Uma requisição é o registro de uma solicitação para a concretização de uma despesa desejada. Pode ser de diversos tipos: material (com destino ao almoxarifado, compra, etc), diárias, passagens, hospedagens, auxílio financeiro a estudantes, prestação de serviços, entre outras. A requisição pode ser cadastrada por qualquer unidade da instituição.

Um fator importante é que apenas usuários autorizados podem fazer requisições, uma requisição sempre terá uma unidade e uma subunidade. Onde a unidade representa a unidade de custo e a subunidade, a requisitante. Existem casos em que a unidade custo e a requisitante são as mesmas. A unidade que paga é a unidade de custo. Desta forma, uma unidade requisitante solicita, mas o débito será no orçamento da unidade de custo.

Em geral, o fluxo de qualquer requisição pode ser resumido como na figura abaixo.

A requisição origina-se através da opção de Cadastrar Requisição. Por este fluxo, os dados necessários para a requisição são informados até que o usuário tem que decidir por duas opções:

• Gravar: a requisição é salva, porém não é encaminhada para o setor de atendimento, ou seja, que é o setor que vai concretizar a despesa.
• Gravar e Enviar: a requisição é encaminhada pelo vínculo orçamentário. Após a definição do centro de custo que irá arcar com a despesa da requisição, ela é encaminhada para o setor de atendimento. Este setor pode ser, por exemplo, o almoxarifado que irá atender a requisição de material feita por um usuário de um setor.

Caso a requisição tenha sido apenas gravada, é possível que o usuário requisitante realize modificações na mesma, através da opção Modificar Requisição. Por esta opção, é possível executar três outras opções:

• Enviar: a requisição é encaminhada para atendimento, passando pelo vínculo orçamentário.
• Atualizar: a requisição tem seus dados alterados e permanece em um status que permite futuras alterações. Não é enviada para atendimento ainda.
• Atualizar e Enviar: a requisição tem seus dados alterados e é encaminhada para atendimento, passando pelo vínculo orçamentário.
• Remover: caso a requisição ainda não tenha sido enviada, ela pode ser removida da base de dados.

Abaixo, outras duas opções que não envolvem alteração de dados cadastrais da requisição:

• Estornar/Cancelar: permite o cancelamento da requisição, porém suas informações são mantidas na base de dados. Ela tem o status alterado, indicando o seu cancelamento. Caso a requisição já tenha passado pelo vínculo orçamentário, as operações orçamentárias são desfeitas.
• Retornar: o retorno da requisição é caracterizado quando o setor de atendimento constata que algum dado da requisição está incorreto. Dessa forma, o responsável pelo atendimento pode retornar a requisição para que o usuário requisitante faça as correções e a envie novamente para atendimento.

Em geral as requisições são realizadas em três fases:

• Gravar/Enviar/Acompanhar: fase onde as unidades gravam, enviam e acompanham as suas requisições. As requisições que foram enviadas passam pelo Vínculo Orçamentário.
• Autorização: a autorização ocorre quando a unidade que requisitou não tem orçamento suficiente para atender a requisição ou quando se requisita a outra unidade.
• Atendimento: cada tipo de requisição tem os Gestores que são os responsáveis por efetivamente atender as requisições.

• Auxílio Financeiro ao Estudante
• Diárias
• Hospedagem
• Manutenção de Obras da Infraestrutura
• Material
• Material Informacional
• Material/Serviço Contratado
• Passagem
• Viagem
• Projetos
• Serviços
• Suprimento de Fundos
• Atividade de Campo
• Veículo/Transporte

O módulo de Compras fornece as funcionalidades necessárias para a gerência dos processos de compras/licitação em conformidade com a lei 8.666/93. Para mais detalhes sobre o módulo compras, consulte a documentação de negócio do módulo Compras/Licitação. No Portal Administrativo são disponibilizadas as consultas relacionadas aos processos de compra e de registro de preço cadastrados no sistema. Para ter acesso a essas funcionalidades é necessário que o usuário seja servidor da instituição. A aba de compras também permite ao usuário que possui a permissão para requisitar material solicitar materiais em atas de registro de preço vigentes. Para mais detalhes sobre o fluxo dessas solicitações, consulte a documentação disponível em: Requisições de Material.

O Módulo de Patrimônio tem como funções principais registrar a localização, movimentação, alienação, baixa e recebimento dos bens patrimoniais, além de realizar a padronização, o controle e a distribuição deles. Para mais detalhes sobre o módulo de Patrimônio, consulte a documentação de negócio do módulo Patrimônio.

No Portal Administrativo estão disponíveis as consultas relacionadas aos bens, tombamentos, inventários, movimentações e documentos gerados como: guias de movimentação, termo de responsabilidade e termo de acautelamento. Para os usuários com perfil de Gestor de Patrimônio Local, são disponibilizadas funcionalidades referentes às movimentações de bens e acautelamento.

O portal administrativo apresenta indicadores das quantidades de processos e documentos pendentes de recebimento e na unidade, além dos documentos pendentes de assinatura. Esses indicadores também são links diretos para os casos de uso correspondentes.

• RN01 - A informações dos processos e documentos pendentes de recebimento só apareceram no portal administrativo se o usuário possuir o papel de RECEBER_PROTOCOLO.
• RN02 - A informações dos processos e documentos na unidade só apareceram no portal administrativo se o usuário possuir o papel de ENVIAR_PROTOCOLO.
• RN03 - A informações dos documentos pendentes de assinatura só apareceram no portal administrativo se o usuário for um servidor.