Desarquivar Documento

Este caso de uso é utilizado pelos usuários responsáveis pelo cadastro e tramitação de documentos para desarquivar um documento. Um documento é denominado arquivado quando não há a possibilidade de sofrer modificações. Essa funcionalidade é utilizada para permitir que um documento possa vir a ser modificado novamente.

Esse caso de uso é acionado quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Módulo Protocolo → Aba Documentos → Arquivo → Desarquivar Documento.

Inicialmente, é exibido um formulário de busca no qual pode-se buscar por (RN01):

• Documentos na Unidade: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Protocolo: Tipo NUMÉRICO, formato: RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES.
• Código de Barras: Formato - RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES, Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Tipo TEXTO, são apresentadas as opções: 'INTERNA' e 'EXTERNA'.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Tipo NUMÉRICO, formato: AAAA.
• Assunto (RN02, RN03): Tipo AUTOCOMPLETE.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
• Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO.
• Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Dados da Última Movimentação:
  • Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
  • Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO

Uma listagem é exibida relacionando todos os documentos filtrados, com os seguintes dados:

• Protocolo: Tipo TEXTO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
  • Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
• Observação: Tipo TEXTO.
• Localização Física: Tipo - TEXTO, representa a localização física do documento.
• Para cada documentos temos a opção:
  • Exibir Detalhes: Onde são exibidos, em outra janela, os dados detalhados do documento.

Para desarquivar os documentos, é necessário selecionar os documentos que se deseja desarquivar. Se escolher a opção Todos, todos os documentos da página serão selecionados para desarquivamento.

Nesse passo são mostrados os Documentos Selecionados para Desarquivamento, com os seguintes dados:

• Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, Formato 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv) ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
  • Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
• Localização Física: Tipo - TEXTO, representa a localização física do documentos.
• Para cada um dos documentos é apresentada a opção:
  • Remover Documento da Lista: Remover o documento da lista dos documentos selecionados para desarquivamento.

Abaixo, o usuário tem a possibilidade de informar uma observação para o desarquivamento dos documentos.

• Observação: Tipo TEXTO.

Ao confirmar o desarquivamento, são mostrados os documentos desarquivados com as seguintes informações:

• Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
  • Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento
• Número: Tipo TEXTO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.

O caso de uso é finalizado (RN05).

• RN01 - Os documentos só poderão ser desarquivados se os mesmos estiverem na unidade do usuário e arquivados.
• RN02 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN03 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
• RN04 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.
• RN05 - Um documento desarquivado fica ativo possibilitado sua tramitação ou alteração.
• RN06 - Ao desarquivar um documento é criado um histórico dessa alteração no qual guardará a localização física de quando o documentos estava arquivado.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): SIPAC → Módulo Protocolo → Aba Documentos → Arquivo → Desarquivar Documento

Usuário: mirian, marcilia e bruma (Todos os usuários aqui citados possuem os papeis abaixo).

Papéis que o usuário deve ter:

• ProtocoloPapeis.CADASTRAR_PROTOCOLO,
• ProtocoloPapeis.RECEBER_PROTOCOLO,
• ProtocoloPapeis.ENVIAR_PROTOCOL

Verificar se busca de documentos arquivados está funcionando corretamente.

Após arquivar um documento:

1. Verificar se o documento arquivado não é mais exibido na listagem de documentos arquivados.
2. Verificar que é possível realizar alterações no documento, assim, como tramitações.
3. Acessar o sistema com algum usuário cuja unidade seja exatamente a mesma unidade onde o documento está arquivado, e acessar o caso de uso de Consultar Documentos. Neste caso de uso, na seção de Movimentações do Documento, verificar se a informação inserida durante o arquivamento não está sendo mais exibida.
4. Para o mesmo caso de uso do tópico 3 acima, verificar na seção de Alterações Ocorridas no Documento aparace o histórico do desarquivamento, ou seja, quando o documento se tornou ATIVO.

Para alterar os parâmetros da RN02, podemos usar:

UPDATE comum.parametro SET valor = 'true' WHERE nome = 'UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ'

Para verificar a RN06 acesso o Consultar Documentos.