Cadastrar Memorando

Este caso de uso possibilita o cadastro de Memorandos Eletrônicos. Esses são utilizados na comunicação interna da instituição e devem servir como um mecanismo de comunicação somente entre as unidades da instituição, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores. Essa funcionalidade é usada por qualquer servidor ativo da instituição que tenha acesso ao módulo de protocolo.

O caso de uso se inicia através do link: SIPAC → Protocolo → Memorandos → Cadastro/Autenticação → Cadastrar Memorando

O caso de uso inicia solicitando as informações de destino do memorando. O destinatário de um memorando pode ser de dois tipo:

• A uma Unidade: Formato - CÓDIGO DA UNIDADE-Tipo NUMÉRICO; NOME DA UNIDADE-Tipo TEXTO, AUTOCOMPLETE. Essa opção é utilizada para enviar memorandos a uma determinada unidade. Ao selecioná-la, são exibidos:
  • Nome do(s) Servidor(es) responsável(eis) pela unidade selecionada: Tipo TEXTO, Formato: NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA).
  • Atividade: Tipo TEXTO, Formato: CARGO.

• Não encontrei a unidade, buscar por responsável: Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA - TIPO DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO, AUTOCOMPLETE. Essa opção é utilizada para enviar um memorando diretamente para um servidor com responsabilidade de chefia de uma unidade (RN02, RN12). Ao selecioná-lo, são exibidos os dados das Unidades sob responsabilidade do servidor:
  • Unidade: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE.
  • Nível de Responsabilidade: Tipo - TEXTO, Formato - NÍVEL. Nível de responsabilidade que possui na unidade.
  • Período de Vigência: Tipo - DATA.

Num memorando podem ser informados vários destinatários (RN01). Para isso, o usuário deve ativar a opção Com Cópias e fornecer os destinatários que receberão cópias deste memorando, seguindo o mesmo modelo usado para informar o destinatário principal. A cada destinatário informado é necessário Adicioná-lo e seus dados serão exibidos conforme mostrado abaixo:

• Destinatário: Tipo - TEXTO.
• Tipo: Tipo - TEXTO.

É possível Remover os destinatários inseridos através da função de Remover Destinatário.

É possível receber uma confirmação da leitura do Memorando que está sendo cadastrado, quando este for enviado. Esta opção é válida para qualquer um dos fluxos.

• Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando: Tipo - LÓGICO. Habilita a opção de receber uma confirmação, por e-mail, da leitura do Memorando pelo usuário destinatário.

A seguir informa-se o conteúdo do memorando, informando:

• Título do Memorando*: Tipo - TEXTO.
• Assunto do Memorando (CONARQ): Formato - CÓDIGO|NOME DO CLASSIFICAÇÃO, Tipo - AUTOCOMPLETE.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Texto do Memorando*: Tipo - TEXTO.

Opcionalmente é possível adicionar arquivos ao memorando.

É requerido que os servidores responsáveis pelo memorando (se houver mais de um) sejam identificados (RN02, RN12). Percebe-se que, a fim de que os destinatários possam ter acesso ao memorando, se faz necessário que os responsáveis realizem a sua autenticação digital (RN03).

Essa autenticação deve ser feita através da opção Autenticar nas opções de Memorandos Eletrônicos na aba de Protocolo do Portal Administrativo.

Para isso, o usuário deve preencher o seguintes campos referentes à autenticação (RN02 e RN03):

• Assinatura do Servidor*: Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA - TIPO DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO, AUTOCOMPLETE.
• Unidade do Servidor*: Formato - UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO (RN08, RN13).
• Função do Servidor na Assinatura*: Formato - NOME DA DESIGNAÇÃO - GERÊNCIA | NOME DO CARGO, Tipo - TEXTO

A unidade do autenticador principal será levada em consideração nas movimentações do memorando. O usuário poderá gravar o memorando para posterior edição e envio. Se o usuário escolher gravar o memorando, nenhuma autenticação será realizada e será preciso que todos os responsáveis autentiquem o memorando posteriormente para que só então ele possa ser enviado aos destinatários.

Após cada adição de servidor de assinatura, o sistema exibe a lista de servidores de assinatura adicionados até o momento. É possível remover um servidor da lista, utilizando a opção de Remover.

Após, será exibida uma mensagem de sucesso com os seguintes dados do memorando:

• Documento: Formato - 99999/AAAA - Unidade(Código da Unidade), Tipo - NUMÉRICO e TEXTO.
• Nº de Protocolo: Formato - 99999.999999/AAAA-99, Tipo - NUMÉRICO
• Identificador: Tipo - NUMÉRICO.
• Título do Memorando: Tipo - TEXTO.
• Tipo: Tipo - TEXTO.
• Assunto do Memorando (CONARQ): Formato - CÓDIGO - NOME DO CLASSIFICAÇÃO, Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Destinatário principal: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE) ou NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO.
• Nível de Acesso:: Tipo - TEXTO. (CASO EXISTA)
• Servidores de assinatura: Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA DO SERVIDOR), Tipo - TEXTO.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - O destinatário principal receberá o memorando original, enquanto os demais receberão cópias dos memorando original.
• RN02 - Apenas servidores que possuem nível de responsabilidade em alguma unidade podem ser destinatários ou assinar memorandos (Chefia, vice-chefia e gerente).
• RN03 - O campo Assunto do Memorando (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN04 - Somente após a autenticação de todos os responsáveis o memorando poderá ser enviado e ficar visível para o(s) destinatário(s).
• RN05 - Se o único servidor que irá assinar for o mesmo que está cadastrando, o Memorando é autenticado automaticamente.
• RN06 - Se o servidor que é autenticador principal só tiver uma unidade, esta deverá ser selecionada.
• RN07 - Se o servidor que é autenticador principal tiver mais de uma unidade, uma delas deverá ser escolhida e selecionada.
• RN08 - Se o servidor escolhido como autenticador principal não tiver nenhuma unidade, ele não poderá ser o autenticador principal do Memorando.
• RN09 - Somente um dos responsáveis será o autenticador principal do Memorando. Por isso, o campo Unidade do Servidor só é requerido para o autenticador principal
• RN10 - Se existir mais de um responsável pelo memorando, o usuário não pode enviar o memorando automaticamente. Nesse caso, o memorando é enviado para autenticação dos demais responsáveis.
• RN11 - Caso exista mais um de responsável pelo memorando, é enviado um e-mail para cada um dos autenticadores que ainda não autenticou o memorando.
  • Modelo do e-mail:
    • Caro(a) AUTENTICADOR,
    • Um memorando cadastrado no SIPAC (https://www.sipac.ufrn.br) em seu nome encontra-se pendente de autenticação.
    • Informações do memorando:
    • Data: DD/MM/AAAA
    • Número/Ano: 9…/AAAA
    • Origem: UNIDADE
    • Assunto: TEXTO
    • Cadastrado por: USUÁRIO
    • Situação das autenticações até o momento:
    • Autenticadores:
    • AUTENTICADORES - DATA DE AUTENTICAÇÃO OU “Não Autenticado”
    • Realize a autenticação do(s) memorando(s) acessando o SIPAC (https://www.sipac.ufrn.br), em seguida o Portal Administrativo, Aba Protocolo, Opção Memorandos Eletrônicos → Autenticar.
    • ATENÇÃO: ESTA MENSAGEM FOI GERADA AUTOMATICAMENTE. POR FAVOR, NÃO RESPONDÊ-LA.
• RN12 - Caso o parâmetro PERMITE_TRAMITACAO_UNIDADE_NAO_ORGANIZACIONAL esteja inativo, os servidores responsáveis por unidades não-organizacionais não serão exibidos. Caso contrário, eles poderão ser selecionados.
• RN13 - Caso o parâmetro PERMITE_TRAMITACAO_UNIDADE_NAO_ORGANIZACIONAL esteja inativo, só serão mostradas as unidades organizacionais. Caso contrário, serão exibidas todas as unidades em que o autenticador selecionado tem responsabilidade.
• RN14 - Quando o usuário for responsável pela unidade serão exibidas as opções TODOS SERVIDORES DA UNIDADE e TODOS DA UNIDADE além das opções RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE e RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE na seção Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.