~~ODT~~
Arquivar Documento
Este caso de uso permite que o usuário arquive um documento, ou seja, não permita mais que o documento sofra modificações. Após o arquivamento o documento é mantido disponível apenas para visualização, a não ser que ele seja desarquivado.
O caso de uso é utilizado por usuários do módulo de protocolo com permissão de realizar o cadastro, envio ou recebimento de documentos.
Descrição do Caso de Uso
Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Módulo de Protocolos → Documentos → Arquivo → Arquivar Documento
Passo 1
O caso de uso inicia-se através da consulta dos documentos na unidade do usuário(RN01).
São apresentados os seguintes campos da consulta:
- Documentos na Unidade: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
- Protocolo: Tipo NUMÉRICO, formato: RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES.
- Código de Barras: Formato - RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES, Tipo - NUMÉRICO.
- Origem: Tipo TEXTO, são apresentadas as opções: 'INTERNA' e 'EXTERNA'.
- Identificador: Tipo TEXTO.
- Número: Tipo NUMÉRICO.
- Ano do Documento: Tipo NUMÉRICO, formato: AAAA.
- Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
- Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
- Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO.
- Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
- Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
- Dados da Última Movimentação:
- Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
- Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO
Uma listagem é exibida relacionando todos os documentos filtrados, com os seguintes dados:
- Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
- Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento
- Identificador: Tipo TEXTO.
- Número: Tipo NUMÉRICO.
- Ano: Tipo NUMÉRICO.
- Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
- Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
- Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
- Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
- Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
- Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
- Observação: Tipo TEXTO.
- Para cada documentos temos a opção:
- Exibir Detalhes: Onde são exibidos, em outra janela, os dados detalhados do documento.
Para arquivar os documentos, é necessário selecionar os documentos que se deseja arquivar. Se escolher a opção Todos, todos os documentos da página serão selecionados para arquivamento.
Passo 2
Nesse passo são mostrados os Documentos Selecionados para Arquivamento, com os seguintes dados:
- Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, Formato 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv) ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
- Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento.
- Identificador: Tipo TEXTO.
- Número: Tipo NUMÉRICO.
- Ano: Tipo NUMÉRICO.
- Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
- Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
- Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
- Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
- Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
- Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
- Localização Física: Tipo - TEXTO, representa a localização física do documentos.
- Para cada um dos documentos é apresentada a opção:
- Remover Documento da Lista: Remover o documento da lista dos documentos selecionados para arquivamento.
Abaixo, o usuário tem a possibilidade de informar uma observação para o arquivamento dos documentos.
- Observação: Tipo TEXTO.
Passo 3
Ao confirmar o arquivamento, são mostrados os documentos arquivados com as seguintes informações:
- Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
- Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento
- Identificador: Tipo TEXTO.
- Número: Tipo NUMÉRICO.
- Ano: Tipo NUMÉRICO.
- Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
- Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
- Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
- Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
- Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
- Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
- Localização Física: Tipo - TEXTO, representa a localização física do documento.
O caso de uso é finalizado.
Principais Regras de Negócio
- RN01 - Os documentos só poderão ser arquivados se os mesmos estiverem na unidade do usuário que for efetuar a ação.
- RN02 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
- RN03 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
- RN04 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.
- RN05 - Um documento arquivado fica impossibilitado de tramitação ou alteração.
- RN06 - Ao arquivar um documento é criado um histórico dessa alteração.
Resoluções/Legislações Associadas
PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.