Este caso de uso realiza o registro de ocorrência para um fornecedor participante de um processo de compra. Uma ocorrência é um recurso utilizado para registrar o histórico dos contatos e falhas cometidas por fornecedores. As falhas acontecem quando o fornecedor não está em conformidade com as regras do processo de compra que participa. Por exemplo, se o fornecedor atrasa a entrega dos itens licitados, ou entrega produtos de qualidade inferior ao que foi contratado, poderá ser advertido e até multado.

O registro de ocorrência é de responsabilidade dos membros do Departamento de Materiais e Patrimônio - DMP.

Pré-condições: O usuário deve possuir o papel de Gestor de Liquidação de Despesas para executar esta funcionalidade.

O caso de uso é iniciado quando a opção Sipac → Liquidação de Despesas → Registrar Ocorrências → Ocorrências Diversas → Registrar Ocorrência para um Fornecedor é acessada.

Para registrar uma ocorrência para um fornecedor, o usuário deverá acessar o sistema e informar os dados iniciais da ocorrência.

• Fornecedor*: Formato - NOME-CNPJ, Tipo - TEXTO.
• Tipo de Ocorrência*: Tipo - TEXTO. O sistema exibe as opções: ADVERTÊNCIA, MULTA, NOTIFICAÇÃO DE PENALIDADE. (RN01)

Este passo é executado se a ocorrência não for do tipo CONTATO COM O FORNECEDOR, nem do tipo SUSPENSÃO (RN03). O usuário deve informar os empenhos da notificação. O sistema solicita que seja informado (Processo ou Licitação):

• Unidade Gestora*: SIGLA DA UNIDADE GESTORA, Tipo: TEXTO.
• Processo(Número/Ano):* Formato - 9…/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
• Licitação(Modalidade/Número/Ano):* Formato - SIGLA/9…/AAAA; Tipo - TEXTO.

O sistema lista os empenhos exibindo os seguintes dados:

• Número: Formato - 9…/AAAA, Tipo - NUMÉRICO. o sistema exibe opção para visualizar os empenhos (Detalhes do Empenho).
• Valor: Tipo - NUMÉRICO.
• Unidade Gestora: Tipo - TEXTO.
• Opção para selecionar uma ou mais empenhos na lista.
• Opção para adicionar os empenhos selecionados.

Ao incluir os documentos, o sistema lista os empenhos adicionados exibindo o Valor, Unidade Gestora, Número e Opção para remover o empenho. (RN02)

Caso o tipo da ocorrência seja CONTATO COM O FORNECEDOR ou SUSPENSÃO este passo só é executado depois do passo 04 (RN07).

O sistema solicita ao usuário que informe:

• Processo: Formato - 99999.999999/AAAA-DV; Tipo - NUMÉRICO.

O sistema exibe os dados do fornecedor:

• Processo: Formato - 99999.999999/AAAA-DV; Tipo - NUMÉRICO.
• Fornecedor: Formato - CNPJ-NOME; Tipo - TEXTO.
• Tipo de Ocorrência: Tipo - TEXTO.
• Empenho(s): Formato - 9…/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.

• Em ocorrências do tipo MULTA:
  • Valor da Multa: Tipo - NUMÉRICO (RN04).

O sistema solicita ao usuário que informe:

• Observação: Tipo - TEXTO.

• Em ocorrência do tipo NOTIFICAÇÃO DE PENALIDADE:
  • Tipo(s) de Penalidade*: Tipo - TEXTO. Opções: ADVERTÊNCIA, MULTA ou SUSPENSÃO.
  • Arquivo: Tipo - TEXTO.
• Em ocorrência do tipo PRORROGAÇÃO DE PRAZO DE ENTREGA:
  • Data da Prorrogação*: Formato - DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Em ocorrências do tipo SUSPENSÃO:
  • Multa Associada à Suspensão: Formato - 9…/AAAA; Tipo - NUMÉRICO.
  • Data Inicial da Suspensão*: Formato - DD/MM/AAAA; Tipo - DATA.
  • Data Final da Suspensão*: Formato - DD/MM/AAAA; Tipo - DATA.
  • Arquivo: Tipo - TEXTO.
  • Observação: Tipo - TEXTO.
• Em ocorrência do tipo CONTATO COM O FORNECEDOR:
  • Arquivo: Tipo - TEXTO.

O sistema exibe os dados informados pelo usuário, dependendo do tipo de ocorrência de acordo com os passos anteriores:

• Fornecedor: Tipo: TEXTO.
• Tipo de Ocorrência: Tipo: TEXTO.
• Arquivos Anexados: Tipo: TEXTO.
• Período de Supensão: Tipo DATA.
• Observação. Tipo - TEXTO.
• Valor da Multa. Tipo - MOEDA.

O usuário confirma o cadastro e o sistema exibe mensagem de confirmação e mostra as mesmas informações do passo anterior.

Se informado o Processo de Protocolo, o sistema exibe opção de imprimir a Capa do Processo. Em ocorrências do tipo NOTIFICAÇÃO DE PENALIDADE, o sistema exibe opção para imprimir a notificação.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Só é permitido cadastrar ocorrências para fornecedores que foram notificados.
• RN02 - Um empenho só pode ter UMA ocorrência do tipo MULTA associada ao mesmo, no entanto poderá ter várias dos demais tipos.
• RN03 - Em ocorrências dos tipos CONTATO COM O FORNECEDOR e SUSPENSÃO não é necessário informar empenhos. O usuário será direcionado do passo 1 direto para o passo 4.
• RN04 - O sistema gera o valor da multa seguindo o cálculo abaixo:
  • 0,33% sobre o valor do empenho, por dia de atraso;
  • Limite máximo de 20%;
  • O limite máximo passa a ser aplicado após 60 dias de atraso, pois 61 dias de atraso (sendo 0,33% ao dia) resulta em 20,13%;
  • Exemplo:
    • Um determinado fornecedor possui um empenho com 10 itens, onde cada um custa R$ 50,00.
    • O fornecedor deixou de entregar os itens faz 20 dias.
    • 20 (dias) * 0,33% = 6,6%
    • 10 (itens) * R$ 50,00 = R$ 500,00
    • Multa = 500,00 * 6,6% = R$ 33,00

• RN05 - Só pode criar uma ocorrência do tipo PRORROGAÇÃO DE PRAZO caso o empenho não possua nenhum ocorrência deste tipo com data vigente.
• RN06 - O usuário com o papel de Gestor Liquidação que tiver sua unidade de permissão inserida no parâmetro GESTORA_LIQUIDACAO_DESPESAS na tabela comum.parametro_gestora só poderá ver os empenhos e notificações nos quais possuem centro de custo pertencentes a hierarquia da unidade do usuário.
• RN07 - Caso a ocorrência seja do tipo CONTATO COM O FORNECEDOR ou SUSPENSÃO o passo 03 só é exibido depois do passo 04.

Não se aplica.

Sistema: SIPAC

Módulo: Liquidação de Despesas

Link(s): Sipac → Liquidação de Despesas → Registro de Ocorrências → Ocorrências Diversas → Registrar Ocorrências Diversas para o Fornecedor

Usuário(s): paulinho, nnaa, adeildo, denise.

Papel que usuário deve ter:

• SipacPapeis.GESTOR_LIQUIDACAO (paulinho)
• SipacPapeis.GESTOR_COMPRA (nnaa)
• SipacPapeis.GESTOR_LICITACAO (adeildo)
• SipacPapeis.GESTOR_ALMOXARIFADO (denise)

Verificar se a ocorrência é cadastrada com sucesso e se o arquivo é anexado corretamente.

Para visualizar se os dados da ocorrência foi cadastrado com sucesso, é só acessar o caso de uso de Listar/Alterar Ocorrências Diversas e buscar pela ocorrência recém cadastrada e visualizar os seus dados.

Para consultar os fornecedores que foram notificados pelo atraso com suas obrigações, é só acessar:

Sipac → Liquidação de Despesas → Relatórios → Fornecedores → Fornecedores em atraso

Além de identificar os fornecedores em atraso, é necessário buscar os empenhos associados a esse fornecedor, para obter informações sobre os empenhos de um determinado fornecedor basta acessar:

Sipac → Liquidação de Despesas → Relatórios → Empenho → Empenhos por Fornecedor