Arquivar Documento

Este caso de uso permite que o usuário arquive um documento, ou seja, não permita mais que o documento sofra modificações. Após o arquivamento o documento é mantido disponível apenas para visualização, a não ser que ele seja desarquivado.

O caso de uso é utilizado por usuários do módulo de protocolo com permissão de realizar o cadastro, envio ou recebimento de documentos.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Módulo de Protocolos → Documentos → Arquivo → Arquivar Documento

O caso de uso inicia-se através da consulta dos documentos na unidade do usuário(RN01).

São apresentados os seguintes campos da consulta:

• Documentos na Unidade: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Protocolo: Tipo NUMÉRICO, formato: RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES.
• Código de Barras: Formato - RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES, Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Tipo TEXTO, são apresentadas as opções: 'INTERNA' e 'EXTERNA'.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano do Documento: Tipo NUMÉRICO, formato: AAAA.
• Assunto (RN02, RN03): Tipo AUTOCOMPLETE.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
• Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO.
• Período do Documento: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Período do Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Dados da Última Movimentação:
  • Unidade de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO), entrada de dados: DENOMINAÇÃO ou CÓDIGO.
  • Órgão Externo de Origem: Tipo AUTOCOMPLETE, formato: DENOMINAÇÃO ÓRGÃO, entrada de dados: DENOMINAÇÃO

Uma listagem é exibida relacionando todos os documentos filtrados, com os seguintes dados:

• Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
  • Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
• Observação: Tipo TEXTO.
• Para cada documentos temos a opção:
  • Exibir Detalhes: Onde são exibidos, em outra janela, os dados detalhados do documento.

Para arquivar os documentos, é necessário selecionar os documentos que se deseja arquivar. Se escolher a opção Todos, todos os documentos da página serão selecionados para arquivamento.

Nesse passo são mostrados os Documentos Selecionados para Arquivamento, com os seguintes dados:

• Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, Formato 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv) ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
  • Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento.
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
• Localização Física: Tipo - TEXTO, representa a localização física do documentos.
• Para cada um dos documentos é apresentada a opção:
  • Remover Documento da Lista: Remover o documento da lista dos documentos selecionados para arquivamento.

Abaixo, o usuário tem a possibilidade de informar uma observação para o arquivamento dos documentos.

• Observação: Tipo TEXTO.

Ao confirmar o arquivamento, são mostrados os documentos arquivados com as seguintes informações:

• Protocolo: Tipo TEXTO e NUMÉRICO, formato: RADICAL.NUMÉRO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES ou ou 'NÃO PROTOCOLADO'.
  • Caso apresente o número de protocolo, ao ser selecionado, segue para página de dados detalhados do documento
• Identificador: Tipo TEXTO.
• Número: Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Tipo NUMÉRICO.
• Data de Cadastro: Tipo DATA, formato: DD/MM/AAAA.
• Tipo do Documento: Tipo TEXTO.
• Origem: Tipo TEXTO, formato: DENOMINAÇÃO UNIDADE (CÓDIGO).
• Assunto do Documento (CONARQ) (RN02): Tipo TEXTO.
• Título do Memorando: (RN03): Tipo TEXTO.
• Assunto (RN04): Tipo TEXTO.
• Localização Física: Tipo - TEXTO, representa a localização física do documento.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Os documentos só poderão ser arquivados se os mesmos estiverem na unidade do usuário que for efetuar a ação.
• RN02 - O campo Assunto do Documento (CONARQ) só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for verdadeiro.
• RN03 - O campo Título do Memorando só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento seja um memorando.
• RN04 - O campo Assunto só aparece quando o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ for falso e o documento NÃO seja um memorando.
• RN05 - Um documento arquivado fica impossibilitado de tramitação ou alteração.
• RN06 - Ao arquivar um documento é criado um histórico dessa alteração.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): SIPAC → Menu Protocolo → Aba Documentos → Arquivo → Arquivar Documento

Usuário: marcilia, jbb, e bruma (Todos os usuários aqui citados possuem os papeis abaixo).

Papéis que o usuário deve ter:

• ProtocoloPapeis.CADASTRAR_PROTOCOLO,
• ProtocoloPapeis.RECEBER_PROTOCOLO,
• ProtocoloPapeis.ENVIAR_PROTOCOLO.

Verificar se busca de documentos do passo 1 está funcionando corretamente.

Após selecionar documentos para arquivamento e escolher a opção Arquivar Documentos, verificar se somente os documentos que foram selecionados são listados.

Após arquivar um documento:

1. Verificar se a informação da localização física do documento foi persistida corretamente.
2. Verificar se o documento arquivado não é mais exibido na listagem do primeiro passo do caso de uso.
3. Verificar que não é possível realizar alterações no documento, assim, como a tramitação.
4. Acessar o sistema com algum usuário cuja unidade seja exatamente a mesma unidade onde o documento está arquivado, e acessar o caso de uso de Consultar Documentos. Neste caso de uso, na seção de Movimentações do Documento, verificar se a informação da localização física inserida durante o arquivamento está sendo exibida.
5. Para o mesmo caso tópico 4 acima, verificar na seção de Alterações Ocorridas no Documento se aparace o histórico do arquivamento do documento, mostrando a informação da localização física inserida durante o arquivamento.
6. Nos casos 4 e 5, caso usuário não seja da mesma unidade onde o documento está arquivado, verificar se a informação da localização física inserida durante o arquivamento é omitida.

Uma forma de incluir documentos para depois serem arquivados neste caso de uso é através do cadastro de um novo documento, que deverá ser cadastrado na mesma unidade do usuário que vai realizar a operação de arquivamento. O caminho para o caso de uso de cadastrar documento é este:

• SIPAC → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento

Para alterar os parâmetros da RN02, podemos usar:

UPDATE comum.parametro SET valor = 'true' WHERE nome = 'UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ'