O Sistema de Protocolos é o módulo responsável pela gestão documental no SIPAC. O sistema abrange o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

• Código e tabela de classificação CONARQ (resolução 14)
  
• DECRETO Nº 4.073 de 03 -01 - 02 Regulamenta a Lei 8159
  
• Decreto Nº 4553 - Documentos Sigilosos
  
• IN DG - 2007- Lixo Classificado
  
• Lei 5.433 de 08-05-68 Microfilmagem
  
• LEI Nº 8.159 de 8 -12 - 1991
  
• MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
  
• Normas de Protocolo
  
• Portaria 171 de 28-12-99 MPOG - Numeração unica de Processos e Documentos
  
• Portaria Nº 3 16-05-2003 SLTI-MP Nº de Processos
  
• Portaria Normativa 05 MPOG
  

Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

• Resolução 01 - Classificação de documentos nos arquivos correntes
  
• Resolução 02 - Transferência e o recolhimento de acervos
  
• Resolução 05 - Publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais
  
• Resolução 06 - Diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos
  
• Resolução 07 - Procedimentos para a eliminação de documentos
  
• Resolução 14 - Código de Classificação de Documentos
  
• Resolução 20 - Documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos
  
• Resolução 23 - Adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
  
• Resolução 24 - Diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais
  
• Tabela de Temporalidade Atividade Meio

O sistema Protocolo Integrado consolida uma base de dados com informações sobre processos e documentos oriundas dos diversos sistemas de protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Oferece à sociedade mais um canal de consultas dessas informações, além de serviços como envio de informes sobre andamento de processos e documentos via correio eletrônico (e-mail).

Para a integração do SIPAC com o PI é necessário seguir a configuração contida no documento a seguir.

Orientações para a utilização do Protocolo Integrado

Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.

Alguns módulos do SIPAC possuem integração com o Sistema de Protocolos. É o caso do Módulo de Requisições, que gera processos ou documentos no momento do cadastro de determinadas requisições. Ao negar uma requisição o processo é desativado. Quando o usuário não realiza o recebimento de processos em um determinado prazo o registro de requisições é bloqueado.

No Módulo de Compras os Processos de Licitação estão associados a processos de protocolo. Operações com o processo de licitação influenciam no processo de protocolo: Abertura, Cancelamento e Retorno.

No Módulo Orçamentário as operações com empenhos geram processos de protocolo: Registro, reforço, anulação, registros de liquidação e pagamento de empenhos.

No Módulo Liquidação de Despesas as operações com nota fiscal geram processos de protocolo: Estorno de nota fiscal (usado também em Almoxarifado e Contratos). Os processos de pagamento estão associados a processos de protocolo (usado também em Almoxarifado e Contratos). O cadastro de Processos de penalidade gera processo de protocolo. As Notificações de fornecedor estão associadas a um processo de penalidade. As Ocorrências opcionalmente estão associadas a um processo de protocolo.

Um ocorrência de processo é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um processo. Esta informação se refere a uma observação que o usuário apresenta sobre eventos ocorridos enquanto o processo permanece em sua unidade que não se refere a despachos.

Um processo pode tramitar por diversas unidades da instituição. Esta tramitação é realizada fisicamente e também via sistema, para fins de histórico. Com o controle de tramitações feito pelo sistema é possível ter de forma rápida informações sobre o caminho que o documento percorreu, com unidade, servidor que enviou e o que recebeu, data e hora do trâmite. Abaixo o fluxograma de tramitação de processos:

Um Despacho é uma decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, de acesso público ou não. Esta decisão se refere a um parecer que o usuário apresenta após fazer sua análise do assunto abordado no processo. O usuário pode fazer o Despacho Eletrônico nas movimentações de processos destinados a sua unidade que ainda não foram enviados, ou seja, o processo ainda permanece em sua unidade. Todo Despacho possui um usuário designado pela sua autenticação.

Abaixo o fluxograma de despacho:

O arquivamento de um processo acontece ao final do seu ciclo de vida, quando o processo foi analisado e concluído. Consiste em guardar o processo para fins de histórico e consulta. De acordo com a legislação arquivística, todo processo deve ser guardado por um período mínimo de tempo baseado em seu tipo e relevância, para só depois ser descartado ou destruído.

Um processo enquanto arquivado não pode sofrer alterações, nem receber despachos, nem tramitar entre as unidades da instituição.

A operação de cancelamento pode ser utilizada para o descarte de processos cadastrados erroneamente. Abaixo o fluxograma de cancelamento:

Diligência é o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

É a união de um processo a outro, com o qual se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação. A juntada deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação de documentos, ou seja, na sequência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o Assunto em questão.

Ao efetuar a juntada de novos documentos, deve-se ter o cuidado em avaliar sua real relevância para o assunto do processo ou protocolado, de forma a se evitar a inclusão de informações desnecessárias e documentos repetitivos (cópias de documentos já existentes), ou esquecer de incluir documentos ou informações importantes.

A juntada pode ser de dois tipos:

• Juntada por Anexação: É a juntada definitiva de um processo a outro, passando ambos a constituírem um só documento, devendo ser executada mediante despacho do dirigente. A o processo anexado é movimentado junto o com o processo principal. A numeração do processo anexado ao principal torna-se a mesma do processo principal.
• Juntada por Apensação: É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

Outra operação que pode ser efetuada é a Desapensação. Ela consiste na separação dos processos, que foram apensados, quando sua finalidade for atingida, devendo ser executada mediante despacho do dirigente.

Abaixo o fluxograma de juntada de processos:

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Atas, certificados, contratos, ofícios e portarias são exemplos de documentos manipulados na instituição. Cada documento possui uma identificação (número e ano), um tipo e data de criação. Normalmente estes documentos são criados (Planilhas eletrônicas, editores de textos, fotocópias, manuscritos) e depois registrados no sistema para fins de controle. De acordo com a portaria Nª 5/2002 MP, o documento receberá um número de protocolo ao ser cadastrado isoladamente no sistema, se for inserido durante o cadastro de um processo, não receberá.

Por exemplo:

• Primeiro documento 1/2010 (SINFO)
  • Número: 1
    
  • Ano: 2010
    
  • Tipo: Ata de reunião
    
  • Data: 05/01/2010
    
  • Unidade de origem: Superintendência de Informática

Uma ata de reunião pode ser um manuscrito no livro de atas do setor.

• Segundo documento 1/2010 (PROAD)
  • Número: 1
    
  • Ano: 2010
    
  • Tipo: Ofício
    
  • Data: 10/01/2010
    
  • Unidade de origem: Pró-reitoria de Administração

Um ofício pode ser um documento criado em um editor de texto.

O cadastro do documento não contempla seu conteúdo, apenas uma referência (identificação) por este motivo o servidor que necessitar conhecer os detalhes de um documento terá que tê-lo fisicamente em mãos.

Um documento pode tramitar por diversas unidades da instituição. Esta tramitação é realizada fisicamente e também via sistema, para fins de histórico. Com o controle de tramitações feito pelo sistema é possível ter de forma rápida informações sobre o caminho que o documento percorreu, com unidade, servidor que enviou e o que recebeu, data e hora do trâmite.

Um documento reúne informações que podem tramitar por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no documento em forma de Despacho Eletrônico de Documento.

Um Despacho Eletrônico de Documento é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um documento. Esta informação se refere a um parecer que o usuário apresenta após fazer sua análise do assunto abordado no documento. O usuário pode fazer o Despacho Eletrônico nas movimentações de documentos destinados a sua unidade que ainda não foram enviados, ou seja, o documento ainda permanece em sua unidade. Todo Despacho possui um usuário designado pela sua autenticação.

Autuar um processo consiste em receber um documento que envolva uma decisão administrativa. Considera-se autuação o ato de reunir documentos em processo. Com a autuação, o documento protocolado passa a ter curso próprio, chamando-se “PROCESSO”.

Abaixo um fluxograma de autuação de processos:

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Retirado de http://www.pciconcursos.com.br/aulas/portugues/memorando

Memorandos Eletrônicos são documentos completamente digitais utilizados como mecanismo de comunicação entre as unidades da instituição. Cada Memorando possui uma numeração sequêncial para cada unidade, reiniciada a cada ano.

Memorandos Circulares são Memorandos Eletrônicos utilizados para a comunicação com grupos específicos de usuários, inclusive de unidades distintas, por exemplo: SECRETÁRIOS DE DEPARTAMENTO, CHEFES DE DEPARTAMENTOS ACADÊMICOS, TODOS OS SERVIDORES ATIVOS, CCHLA - COORDENADORES DE CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO, etc.

Como os Memorandos são Documentos, as operações de Tramitação e Despacho também estão disponíveis.

Link com descrição de melhorias

Por exemplo:

• Memorando 1/2009 - SINFO
  • Número: 1
    
  • Ano: 2009
    
  • Tipo: Memorando Eletrônico
    
  • Data: 05/01/2009
    
  • Unidade de origem: Superintendência de Informática

• Memorando 1/2010 - SINFO
  • Número: 1
    
  • Ano: 2010
    
  • Tipo: Memorando Eletrônico
    
  • Data: 10/01/2010
    
  • Unidade de origem: Superintendência de Informática

Os benefícios provenientes da utilização dos memorandos eletrônicos podem ser categorizados em dois níveis: a nível individual e a nível institucional. Alguns desses benefícios foram elencados a seguir:

• Agilidade: com a utilização do memorando eletrônico, este estará disponível imediatamente após o seu envio para a leitura pelo seu destinatário. Lembrando que o malote pode demorar de 2 a 3 dias para que o memorando chegue ao seu destino.
• Desburocratização no processo de envio/recebimento de Memorandos: não haverá mais necessidade de envio por malote, utilização do protocolo em papel etc.
• Praticidade: não há mais necessidade de armazenamento local de modelos de memorandos, impressão de memorandos, assinatura do chefe do setor etc.
• Segurança da informação: os dados do memorando, utilizando o sistema, só serão acessados por usuários autorizados pelo seu remetente. Além disso, não haverá problemas de extravio.
• Economia de espaço: todos os memorandos ficarão armazenados em servidor da Superintendência de Informática e não mais em arquivos físicos.
• Gestão automática dos memorandos:
  • Usuário poderá consultar rapidamente a lista de memorandos enviados, lidos e recebidos por ele;
  • Usuário poderá adicionar observações aos memorandos;
  • Usuário poderá enviar um Memorando para vários destinatários de uma única vez através do sistema;
  • Usuário poderá delimitar quem poderá ler seus memorandos;
• Localização informatizada de memorandos: não precisar procurar, manualmente, nos arquivos físicos, mas buscando através do sistema rapidamente.
• Economia de tempo: funcionários não precisarão mais gastar seu precioso tempo enviando memorandos. Em condições normais, serão necessários apenas alguns minutos utilizando o sistema.
• Autenticação automática do memorando: O destinatário do memorando poderá autorizar automaticamente a leitura desse memorando por outras pessoas.

• Redução de custo: economia de material de escritório utilizado na confecção e manutenção do memorando.
• Eficiência do serviço público: O memorando produzirá seus resultados com maior rapidez, sendo, assim, tornará o serviço público mais eficiente.
• Presteza: o recebimento poderá ser automático, e não mais de 2 a 3 dias como ocorre utilizando malote.
• Otimização do espaço físico: não haverá necessidade de armazenamento de memorando nos arquivos do setor.

Caso o responsável pelo Memorando não seja o servidor que o criou, será necessário que esse responsável o autentique para que ele possa ser lido por outras pessoas. O usuário responsável poderá alterar o conteúdo do memorando ou apenas autenticar.

Cada usuário possui acesso aos Memorandos enviados para si, sua unidade (de acordo com o nível de acesso) ou Grupos de Destinatários que faz parte.

Abaixo o fluxograma de memorando eletrônico: