Este caso de uso possibilita a autenticação dos despachos eletrônicos realizados em processos ou documentos. Para realizar a autenticação em um despacho é necessário que o usuário tenha sido designado como responsável pelo despacho de um determinado processo ou documento por outro usuário.

Este caso de uso é utilizado pelos administradores de protocolo com a finalidade de realizar a autenticação dos despachos. Somente após sua autenticação o despacho estará disponível para visualização no histórico do processo ou documento.

Este caso de uso inicia quando o usuário acessa a opção: SIPAC → Protocolo → Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar

Inicialmente são exibidos os despachos a serem autenticados (tanto os em processos quanto os em documentos), com os seguintes campos:

• Despachos em Processos Pendentes de Autenticação:
  • Processo: Formato: RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES[99999.999999/AAAA-99], Tipo - NUMÉRICO.
    • Esse campo é um link, para mais detalhes visualize a especificação: Processo Detalhado, onde podemos visualizar todos os detalhes do processo.
    • Origem: Formato - 'PROCESSO INTERNO' ou 'PROCESSO EXTERNO', Tipo - TEXTO.
  • Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
  • Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO, Tipo - TEXTO. Só exibido quando o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO estiver ativo.
  • Assunto do Processo: Formato - CÓDIGO DO ASSUNTO[999.999] - NOME DO ASSUNTO, Tipo - TEXTO. Só é exibido se o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ estiver ativo.
  • Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
  • Despacho: Formato: NOME DA UNIDADE DE ORIGEM (CÓDIGO DA UNIDADE DE ORIGEM) - Cadastrado em DATA DE CADASTRO[DD/MM/AAAA], Tipo - TEXTO E DATA,

• Despachos em Documentos Pendentes de Autenticação:
• Protocolo: Formato: RADICAL.NÚMERO/ANO-DÍGITOS VERIFICADORES[99999.999999/AAAA-99] ou 'NÃO PROTOCOLADO', Tipo - NUMÉRICO ou TEXTO.
  • Esse campo é um link, para mais detalhes visualize a especificação: Consulta de Documentos, onde podemos visualizar todos os detalhes do documento.
• Número: Formato - 999, Tipo - NUMÉRICO.
• Origem: Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO.
• Ano: Formato - AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Documento: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO, Tipo - TEXTO.
• Assunto: Tipo - TEXTO.
• Despacho: Formato: NOME DA UNIDADE DE ORIGEM (CÓDIGO DA UNIDADE DE ORIGEM) - Cadastrado em DATA DE CADASTRO[DD/MM/AAAA], Tipo - TEXTO E DATA,

• Para cada despacho, de processo ou documento, temos as seguintes opções:
  • Visualizar Despacho: Uma nova janela com o despacho é mostrada ou o download do arquivo do despacho é exibido.
  • Autenticar Despacho: Uma nova janela é mostrada onde o usuário responsável deve confirmar sua senha efetivando sua responsabilidade sobre o despacho.
    • Para despachos de processos, são mostrado os dados:
      • Processo:: Formato - nº. RADICAL.NÚMERO/ANO - DÍGITOS VERIFICADORES[99999.999999/AAAA-99], Tipo - NUMÉRICO.
      • Assunto: : Tipo TEXTO.
    • Para despachos de documentos, são mostrado os dados:
      • Documento:: Formato - nº. 999/AAAA, Tipo - NUMÉRICO.
      • Tipo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO, Tipo - TEXTO.
    • Para ambos é mostrado o login do usuário e é pedida a senha para a confirmação da autenticação.
      • Login: Formato - LOGIN DO USUÁRIO, Tipo - TEXTO.
      • Senha: Formato - * * * * * * * *, Tipo - SENHA.
    • No final o despacho é mostrado para fins de conferência.
    • Um e-mail é enviado para quem cadastrou o despacho no seguinte formato:

  Caro(a) CADASTRADOR,
  O despacho abaixo cadastrado pelo sr(a) teve autenticação registrada no sistema. 

Informações do despacho: 

Data: DD/MM/AAAA
Origem: UNIDADE
Assunto: TEXTO

Autenticador: 
AUTENTICADOR - Autenticado Em: DD/MM/AAA

• Alterar Despacho: Segue para a página de cadastro de despachos, de processos ou de documentos, com as informações do despacho mostradas para a alteração.
• Remover Despacho: Opção que remover o despacho deixando-o inativo. Caso o despacho seja para validar uma juntada de processos, ao ser cancelado, a juntada é negada.
• Remover Assinatura: Opção para os auteticadores secundários removerem seu nome do memorando.

O caso de uso é finalizado.

• RN01 - Os despachos em processos e documentos só podem ser autenticados pelos servidores responsáveis. Caso o servidor que esteja cadastrando um despacho seja o responsável pelo mesmo, não é necessário a etapa de autenticação pois a mesma é realizada automaticamente na finalização do cadastro, essa regra também vale na alteração do despacho.
• RN02 - O despacho não pode ser visível nas consultas enquanto o mesmo não for autenticado.
• RN03 - O despacho não pode ser visível nas consultas quando o mesmo tenha sido removido.
• RN04 - Ao autenticar um despacho, seu documento associado será assinado.
• RN05 - O autenticador principal do memorando não poderá cancelar sua assinatura. Ele tem a opção de alterar o memorando com permissão de alterar/remover os autenticadores.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

Sistema: SIPAC

Módulo: Protocolo

Link(s): Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar

Usuário: jbb, gleydson, bruma.

Papel que usuário deve ter: Nenhum papel é necessário para realizar a autenticação.

- Cadastrar Despacho de Processos e Cadastrar Despacho de Documentos

Com o usuário bruma, informando como Servidor Responsável pelo Despacho o usuário ANAMARIA MARTINS MOREIRA.

Após acesse o sistema pelo usuário de ANAMARIA MARTINS MOREIRA, login anamartins, e realize as autenticações, alterações e remoções.

• Para encontrar usuários com a permissão de enviar protocolo e que apresentam mais de uma unidade, usamos :

SELECT pa.nome, u.login
FROM comum.usuario_unidade uu
     JOIN comum.usuario u ON u.id_usuario = uu.id_usuario
     JOIN comum.pessoa p ON p.id_pessoa = u.id_pessoa
     JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = uu.id_unidade
     JOIN comum.permissao pe ON pe.id_usuario = u.id_usuario
     JOIN comum.papel pa ON pa.id = pe.id_papel
WHERE pe.id_papel = 6
GROUP BY pe.id_unidade_papel, pa.nome, u.login, uu.id_usuario
ORDER BY u.login

• Para saber quais das unidades o usuário tem permissão de enviar protocolo, usamos:

SELECT pa.nome, u.login, un.codigo_unidade, un.nome
FROM comum.usuario u
     JOIN comum.permissao pe ON pe.id_usuario = u.id_usuario
     JOIN comum.papel pa ON pa.id = pe.id_papel
     JOIN comum.unidade un ON un.id_unidade = pe.id_unidade_papel
WHERE u.login LIKE '<LOGIN DO USUÁRIO>'
AND pe.id_papel = 6