Memorandos Recebidos

Este caso de uso possibilita a visualização dos Memorandos Eletrônicos que foram recebidos pelo usuário. A leitura do memorando caracteriza seu recebimento.

Todos os servidores ativos da instituição possuem acesso a esta funcionalidade.

O caso de uso é acessado através do caminho: SIPAC → Protocolo → Consultas/Relatórios → Memorandos → Listar Recebidos.

O caso de uso inicia exibindo a opção de realizar uma busca utilizando filtros que retorna os memorandos de acordo os critérios escolhidos, ou listar Todos os memorandos.

Os seguintes filtros podem ser utilizados:

• Número/Ano: Formato 9999999999/AAAA. Tipo NUMÉRICO.
• Ano: Formato AAAA. Tipo NUMÉRICO.
• Identificador: Formato 999..99. Tipo NÚMERICO.
• Assunto: Tipo: TEXTO.
• Unidade de Origem: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo TEXTO.
• Unidade de Destino: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo TEXTO.
• Tipo: Tipo TEXTO, são exibidas as opções: Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular.
• Data de Cadastro: Formato: DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
• Situação: Tipo: TEXTO, são exibidas as opções de:
  • RECEBIDO;
  • EM ANÁLISE;
  • CONCLUÍDO.
• Todos os Memorandos: Tipo: BOOLEANO

É exibida uma lista com os memorandos lidos (recebidos) pelo servidor através do caso de uso memorandos a receber.

São exibidas as seguintes informações sobre os memorandos:

• Documento: Formato 999999999/AAAA - UFRN. Tipo NUMÉRICO e DATA.,
• Identificador: Formato 999…999 - Tipo NUMÉRICO.
• Cadastrado Em : Formato DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
• Lido Em : Formato DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
• Situação:Tipo: TEXTO, podendo ser:
  • RECEBIDO;
  • EM ANÁLISE;
  • CONCLUÍDO;
  • NÃO DEFINIDA.
• Assunto: Tipo TEXTO.

Para cada memorando eletrônico existem as seguintes opções:

• Marcar para Acompanhamento
  • Ao selecionar esta opção, o memorando eletrônico, mesmo que tenha sido lido pelo usuário, permanece na caixa de entrada de memorandos e na lista de memorandos pendentes de recebimento, para o seu acompanhamento. O memorando é sinalizado quando está marcado para acompanhamento na cor VERMELHA.

• Visualizar Memorando
  • Ao ser selecionada, essa opção permite a leitura do memorando pelo usuário. Na exibição do memorando, são mostrados o cargo ou a atividade dos servidores autenticadores e dos servidores destinatários. O cargo ou a atividade exibida é referente à data de criação ou autenticação do memorando.

• Memorando Detalhado
  • Ao ser selecionada, são disponibilizadas informações detalhadas acerca desse documento.

• Alterar Situação:
  • Ao ser selecionada, é disponibilizada a opção de alterar o situação do memorando para o usuário:
    • Dados do Memorando Eletrônico:
      • Tipo: Tipo - TEXTO.
      • Número: Tipo - NUMÉRICO, Formato - 9999/AAAA.
      • Assunto: Tipo - TEXTO.
      • Origem: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
      • Situação na Unidade: Tipo - TEXTO, Formato - SITUAÇÃO por USUÁRIO (LOGIN).
      • Histórico de Situações:
        • Cadastrado Em: Tipo - DATA, Formato = DD/MM/AAAA.
        • Situação: Tipo - TEXTO.
        • Observação: Tipo - TEXTO.
      • Nova Situação:
        • Situação*: Tipo - TEXTO. Podendo ser:
          • RECEBIDO: quando está lido, pendente de análise.
          • EM ANÁLISE: quando o memorando está sendo analisado.
          • CONCLUÍDO: quando o memorando já foi analisado e concluído.
        • Para Unidade*: Apenas para as situações EM ANÁLISE e CONCLUÍDO. Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO
        • Observação*: Tipo - TEXTO.

• Responder Memorando
  • Opção utilizada para responder o memorando em questão da lista.

• Encaminhar Memorando
  • O encaminhamento consiste em gerar uma movimentação desse memorando, que pode ser interna à unidade do usuário ou para outra unidade.

• Exportar Memorando para .doc
  • Exporta o memorando para um arquivo .doc.

É possível verificar quais dos memorandos recebidos o usuário encaminhou ou respondeu, indicados no painel de ações realizadas presente na própria lista de memorandos recebidos.

• Nesse painel existem indicadas as ações:
  • Memorando Respondido
  • Memorando Encaminhado
• As quais serão destacadas, caso a ação tenha sido realizada, e mostraram informações sobre a ação ao selecionada.

• RN01 - O recebimento do memorando caracteriza pela sua leitura :
  • Memorandos cadastrados ou autenticados pelo usuário não devem aparecer na listagem, independente das leituras;
  • Memorandos cadastrados ou autenticados pelo usuário podem aparecer na listagem se houver uma movimentação para o usuário (ele recebeu o memorando através de encaminhamento).
• RN02 - Impossível alterar a situação de memorandos que estão associados à processos
• RN03 - Impossível encaminhar memorandos que estão associados à processos
• RN04 - O usuário só poderá encaminhar memorandos caso ele seja um servidor responsável da unidade ou tenha permissão, não expirada, de acesso a memorandos eletrônicos nela.
• RN05 - Na alteração da situação de um memorando, caso seja selecionada a opção Para Unidade, segue:
  1. Caso seja escolhida a situação EM ANÁLISE: aparece na listagem de memorandos pendentes de recebimento (e na caixa de entrada) uma bolinha laranja informando que aquele memorando se encontra em análise para a unidade.
  2. Caso seja escolhida a situação CONCLUÍDO: o memorando desaparece da listagem de memorandos pendentes de recebimento (e na caixa de entrada) e um e-mail é enviado para os demais destinatários da unidade, informando da conclusão do mesmo.
• RN06 - Caso o memorando tenha sua situação alterar para a unidade, esta não pode ser modificada por outro destinatário. (O destinatário ainda pode alterar a situação mas apenas para ele, não para a unidade)
• RN07 - Caso o mesmo destinatário que alterou a situação para unidade informe a situação RECEBIDO, a responsabilidade dele para o mesmo é removida, podendo ter, assim, a situação do memorando (para a unidade) alterada novamente, mas por qualquer um dos destinatários.