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Listar Memorandos Recebidos
Este caso de uso possibilita a visualização dos Memorandos Eletrônicos que foram recebidos pelo usuário. A leitura do memorando caracteriza seu recebimento.
Todos os servidores ativos da instituição possuem acesso a esta funcionalidade.
Descrição do Caso de Uso
O caso de uso é acessado através do caminho: SIPAC → Protocolo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos.
O caso de uso inicia exibindo a opção de realizar uma busca utilizando filtros que retorna os memorandos de acordo os critérios escolhidos, ou listar Todos os memorandos.
Os seguintes filtros podem ser utilizados:
- Número/Ano: Formato 9999999999/AAAA. Tipo NUMÉRICO.
- Ano: Formato AAAA. Tipo NUMÉRICO.
- Identificador: Formato 999..99. Tipo NÚMERICO.
- Assunto: Tipo: TEXTO.
- Unidade de Origem: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo TEXTO.
- Unidade de Destino: Formato UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE). Tipo TEXTO.
- Tipo: Tipo TEXTO, são exibidas as opções: Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular.
- Data de Cadastro: Formato: DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
- Situação: Tipo: TEXTO, são exibidas as opções de:
- RECEBIDO;
- EM ANÁLISE;
- CONCLUÍDO.
- Todos os Memorandos: Tipo: BOOLEANO
É exibida uma lista com os memorandos lidos (recebidos) pelo servidor através do caso de uso memorandos a receber.
São exibidas as seguintes informações sobre os memorandos:
- Documento: Formato 999999999/AAAA - UFRN. Tipo NUMÉRICO e DATA.,
- Identificador: Formato 999…999 - Tipo NUMÉRICO.
- Cadastrado Em : Formato DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
- Lido Em : Formato DD/MM/AAAA. Tipo DATA.
- Situação:Tipo: TEXTO, podendo ser:
- RECEBIDO;
- EM ANÁLISE;
- CONCLUÍDO;
- NÃO DEFINIDA.
- Assunto: Tipo TEXTO.
Para cada memorando eletrônico existem as seguintes opções:
- Marcar para Acompanhamento
- Ao selecionar esta opção, o memorando eletrônico, mesmo que tenha sido lido pelo usuário, permanece na caixa de entrada de memorandos e na lista de memorandos pendentes de recebimento, para o seu acompanhamento. O memorando é sinalizado quando está marcado para acompanhamento na cor VERMELHA.
-
- Ao ser selecionada, essa opção permite a leitura do memorando pelo usuário. Na exibição do memorando, são mostrados o cargo ou a atividade dos servidores autenticadores e dos servidores destinatários. O cargo ou a atividade exibida é referente à data de criação ou autenticação do memorando.
-
- Ao ser selecionada, são disponibilizadas informações detalhadas acerca desse documento.
- Alterar Situação:
- Ao ser selecionada, é disponibilizada a opção de alterar o situação do memorando para o usuário:
- Dados do Memorando Eletrônico:
- Tipo: Tipo - TEXTO.
- Número: Tipo - NUMÉRICO, Formato - 9999/AAAA.
- Assunto: Tipo - TEXTO.
- Origem: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE).
- Situação na Unidade: Tipo - TEXTO, Formato - SITUAÇÃO por USUÁRIO (LOGIN).
- Histórico de Situações:
- Cadastrado Em: Tipo - DATA, Formato = DD/MM/AAAA.
- Situação: Tipo - TEXTO.
- Observação: Tipo - TEXTO.
- Nova Situação:
- Situação*: Tipo - TEXTO. Podendo ser:
- RECEBIDO: quando está lido, pendente de análise.
- EM ANÁLISE: quando o memorando está sendo analisado.
- CONCLUÍDO: quando o memorando já foi analisado e concluído.
- Para Unidade*: Apenas para as situações EM ANÁLISE e CONCLUÍDO. Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO
- Observação*: Tipo - TEXTO.
-
- Opção utilizada para responder o memorando em questão da lista.
-
- O encaminhamento consiste em gerar uma movimentação desse memorando, que pode ser interna à unidade do usuário ou para outra unidade.
- Exportar Memorando para .doc
- Exporta o memorando para um arquivo .doc.
É possível verificar quais dos memorandos recebidos o usuário encaminhou ou respondeu, indicados no painel de ações realizadas presente na própria lista de memorandos recebidos.
- Nesse painel existem indicadas as ações:
- Memorando Respondido
- Memorando Encaminhado
- As quais serão destacadas, caso a ação tenha sido realizada, e mostraram informações sobre a ação ao selecionada.
Principais Regras de Negócio
- RN01 - O recebimento do memorando caracteriza pela sua leitura :
- Memorandos cadastrados ou autenticados pelo usuário não devem aparecer na listagem, independente das leituras;
- Memorandos cadastrados ou autenticados pelo usuário podem aparecer na listagem se houver uma movimentação para o usuário (ele recebeu o memorando através de encaminhamento).
- RN02 - Impossível alterar a situação de memorandos que estão associados à processos
- RN03 - Impossível encaminhar memorandos que estão associados à processos
- RN04 - O usuário só poderá encaminhar memorandos caso ele seja um servidor responsável da unidade ou tenha permissão, não expirada, de acesso a memorandos eletrônicos nela.
- RN05 - Na alteração da situação de um memorando, caso seja selecionada a opção Para Unidade, segue:
- Caso seja escolhida a situação EM ANÁLISE: aparece na listagem de memorandos pendentes de recebimento (e na caixa de entrada) uma bolinha laranja informando que aquele memorando se encontra em análise para a unidade.
- Caso seja escolhida a situação CONCLUÍDO: o memorando desaparece da listagem de memorandos pendentes de recebimento (e na caixa de entrada) e um e-mail é enviado para os demais destinatários da unidade, informando da conclusão do mesmo.
- RN06 - Caso o memorando tenha sua situação alterar para a unidade, esta não pode ser modificada por outro destinatário. (O destinatário ainda pode alterar a situação mas apenas para ele, não para a unidade)
- RN07 - Caso o mesmo destinatário que alterou a situação para unidade informe a situação RECEBIDO, a responsabilidade dele para o mesmo é removida, podendo ter, assim, a situação do memorando (para a unidade) alterada novamente, mas por qualquer um dos destinatários.