Registrar Envio (Saída)

Esse caso de uso é utilizado pelos usuários com a finalidade de realizar o registro eletrônico do envio de processo(s) entre unidades.

Quando a tramitação precisar ser feita para um órgão externo, ela deverá ser originada em uma unidade parametrizada. No caso da UFRN, a unidade é o GABINETE DO REITOR.

Pré-condições:

• O sistema deverá apresentar o parâmetro NUMERO_RADICAL_PADRAO_PROTOCOLO definido ou a unidade do usuário deverá ser ou apresentar uma unidade responsável protocolizadora, ou seja, uma unidade que apresente um radical associado. Caso estas condições não sejam observadas, o usuário será encaminhado para uma página de erro de negocio onde lhe será informado esta condição.

O caso de uso começa quando o usuário acessa o caminho: SIPAC → Protocolo → Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída).

O caso de uso inicia-se através da consulta dos processos na unidade do usuário(RN01) pelo Consultador Geral de Processos.

• Processos dependentes de autenticação de despacho: Tipo - LÓGICO. Lista todos os processos que estão com despacho pendente de autenticação na unidade.

Cada processo apresenta uma caixa de seleção a sua esquerda, a qual deve ser selecionada caso o usuário deseje registrar o envio dele e assim escolher a opção Registrar Envio (RN05).

• Para os processo ativos: Segue passo 2.1
• Para os processo que estão em diligência: Segue passo 2.2

Nesse passo são mostrados os Processos Selecionados para Envio, com os seguintes dados:

• Processo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
• Tipo do Processo (RN02): Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
• Assunto do Processo (RN03): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
• Assunto Detalhado: que será abordado pelo processo. Tipo - TEXTO.
• Para cada um dos processos serão apresentadas as seguintes opções:
  • Processo detalhado: Onde podemos visualizar todos os detalhes do processo.
  • Descartar Processo do Envio: Remover o processo da lista dos processo selecionados para envio.
  • Além da lista de despachos cadastrados pela unidade do usuário na movimentação atual do processo, com os dados:
    • Cadastrado Em: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA.
    • Tipo de Despacho: Tipo - TEXTO.
    • Servidor Responsável: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO SERVIDOR (MATRÍCULA).
    • Autenticado Em: Tipo - DATA, Formato - DD/MM/AAAA HH:MM.
    • Público: Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
    • E as opções:
      • Cadastrar Despacho: A qual podemos cadastrar um despacho para o processo antes de envia-lo.
      • Visualizar Despacho: Mostra o documento de despacho seguindo o modelo:

Abaixo desses processo é solicitada a unidade de destino para a qual os processos acima serão enviados (RN04):

• Tipo de Unidade: Formato - SETOR INTERNO | ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - TEXTO.
  • Caso seja informada a opção SETOR INTERNO, temos:
    • Destino: Formato - FLUXO DO PROCESSO | OUTRA UNIDADE, Tipo - TEXTO.
      • Para a opção FLUXO DO PROCESSO (RN06):
        • Unidade de Destino: Formato - NOME UNIDADE (CÓDIGO UNIDADE), Tipo - TEXTO E NÚMERO.
      • Para a opção OUTRA UNIDADE:
        • Unidade de Destino: Formato - CÓDIGO UNIDADE | NOME UNIDADE | ARVORE DE UNIDADES, Tipo - NÚMERO, TEXTO E AUTOCOMPLETE.
    • Responsável (RN08): Tipo - AUTOCOMPLETE, Formato - NOME DO USUÁRIO
    • Tempo Esperado na Unidade de Destino: Formato - 999(Em Dias), Tipo - NUMÉRICO. (RN07)
    • Urgente: Tipo - LÓGICO.
  • Caso contrário, se a opção ÓRGÃO EXTERNO for informada, temos:
    • Unidade de Destino: Formato - NOME DO ÓRGÃO EXTERNO, Tipo - AUTOCOMPLETE.

Para confirmar o envio dos processos selecionados o usuário deve escolher a opção Enviar.

• Envio de Processos:
  • Processo: Tipo - NUMÉRICO, Formato - 23077.999999/AAAA-99.
  • Tipo do Processo: Tipo - TEXTO.
  • Assunto do Processo: Tipo - TEXTO.
  • Natureza do Processo: Tipo - TEXTO.
  • Origem: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE)
  • Assunto Detalhado: Tipo - TEXTO.
• Dados do Envio:
  • Unidade de Retorno: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DA UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE)
  • Responsável: Tipo - TEXTO, Formato - NOME DO USUÁRIO RESPONSÁVEL
  • Tempo Esperado na Unidade: Tipo - NUMÉRICO
  • Observação*: Tipo - TEXTO
  • Público: Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
  • Informar Despacho*: Tipo - TEXTO, Formato - SIM | NÃO.
    • Caso se deseje informar um despacho, é apresentada a seguinte opção:
    • Dados Gerais do Despacho :
      • Cadastrar Despacho: Formato: SIM|NÃO, Tipo - TEXTO.
      • Unidade de Origem: Será a unidade do usuário. Formato: NOME DA UNIDADE(CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
      • Tipo do Despacho:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'Decisório', 'Ordinatório', 'Interlocutório' ou 'Saneador'.
      • Parecer:* Tipo - TEXTO, são apresentadas as opções: 'FAVORÁVEL' ou 'DESFAVORÁVEL'. Apenas quando o tipo do despacho for Decisório.
      • Servidor Responsável pelo Despacho:* Tipo TEXTO, formato: NOME SERVIDOR (MATRÍCULA SIAPE).
      • Público:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções: 'SIM' ou 'NÃO'.
      • Forma do Despacho:* Tipo LÓGICO, são apresentadas as opções de: 'Informar Despacho' ou 'Anexar Arquivo'.
        • Caso selecione a opção Informar Despacho, será exibido um campo denominado Despacho*, para se inserir o texto do protocolo.
          • Anexo: Tipo - TEXTO. Para a forma de despacho 'Informar Despacho' é disponibilizada a opção de anexar algum documento junto ao texto do despacho.
        • Caso selecione a outra opção, será exibido um campo denominado Arquivo*, para realizar o upload do arquivo do despacho.

Para confirmar o envio dos processos selecionados o usuário deve escolher a opção Enviar.

Após a confirmação do envio no passo posterior, é exibido um comprovante com as Informações sobre o Envio:

• Data de Envio: Formato: DD/MM/AAAA, Tipo - DATA.
• Unidade de Destino: Formato - NOME UNIDADE (CÓDIGO DA UNIDADE), Tipo - TEXTO e NUMÉRICO.
• Processos Enviados:
  • Processo: Formato - 23077.999999/AAAA-99 (radical.numero/ano-dv), Tipo - NUMÉRICO.
  • Tipo de Processo (RN02): * Tipo do Processo: Formato - DENOMINAÇÃO DO TIPO DO PROCESSO, Tipo - TEXTO.
  • Assunto do Processo (RN03): Formato - 999.999 <CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ> - NOME COMPLETO DA CLASSIFICAÇÃO CONARQ , Tipo - TEXTO.
  • Assunto Detalhado: que será abordado pelo processo. Tipo - TEXTO.

Ainda é dado ao usuário a opção para Imprimir a Guia de Movimentação ou Imprimir a Guia de Movimentação Atual, com o seguinte formato:

E a opção de Enviar Outros Processos

Fim do caso de uso.

• RN01 - Apenas os usuários que apresentam a permissão de envio de processo na unidade na qual está logado no sistema pode acessar o caso de uso.
• RN02 - O Tipo do Processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO seja verdadeiro.
• RN03 - O Assunto do processo apenas será mostrado caso o parâmetro UTILIZA_CLASSIFICACAO_CONARQ seja verdadeiro.
• RN04 - Apenas os usuários das unidades com permissão de tramitação externa de processo poderão enviar processo para um órgão externo. Caso a unidade não possua essa permissão, apenas a opção de unidade interna será mostrada.
• RN05 - Não é possível realizar a tramitação de processos com o status de SOLICITADO CANCELAMENTO.
• RN06 - Caso o usuário informe a opção de destino como sendo FLUXO DO PROCESSO, as unidades de destino possíveis serão as das próximas sequências de cada fluxo dos processos escolhidos para envio.
• RN07 - Ao se informar uma unidade de destino do fluxo do processo, será informada automaticamente o tempo esperado do processo em cada unidade, esse tempo sendo o maior tempo médio dos fluxos cuja a próxima unidade seja a escolhida.
• RN08 - O responsável só será solicitado caso os processo a serem enviados sejam sigilosos.
• RN09 - Os processos sigilosos só poderão ser enviados separados dos demais processos, ou seja, não é possível selecionar processos sigilosos e não sigilosos para o mesmo envio.
• RN10 - Quando informado, o responsável deverá ter acesso ao módulo de protocolo, ou seja, possui algum papel deste módulo.
• RN11 - Para os documentos protocolados, ou seja, processos, documentos e memorandos eletrônicos, suas tramitações só poderão acontecer caso todos os despachos, cadastrados pela unidade onde o documento se encontra, estejam autenticados pelos seus servidores responsáveis.
• RN12 - Apenas servidores da unidade poderão cadastrar despachos durante o envio de processo e documento.

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.