Catalogação de Títulos

Catalogação de Títulos é o processo pelo qual as informações bibliográficas de uma obra são inseridas no sistema. Entende-se por “informações bibliográficas” o título, autor, edição, ano, editora, resumo, notas, entre outras.


Esse processo de catalogação vem logo depois da parte de compras e deve ser executado pelo bibliotecário assim que o material comprado ou doado chega na biblioteca.
Depois da catalogação é possível incluir os materiais, em seguida vem o processo de “etiquetação” para que os materiais sejam liberados para o setor de circulação e usuários posam realizar empréstimos.

A inclusão das “informações bibliográficas” é realizado com o uso do formato Padrão MARC desenvolvido pela Library of Congress. O MARC é utilizado no sistema para armazenamento, importação, exportação e edição das informações. Cada informação bibliográfica é incluída dentro de uma subcampo que por sua vez está dentro de outro campo. Por exemplo o subcampo “a” com campo 100 contém o autor da obra.

Um exemplo da estrutura dos campos MARC é mostrada abaixo.

   LDR  00000nam^a2200000^a^4500 
   008  090507^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 
   090 # #  $a 383893.93 $b Q234t $c 5ed. $d PER
   100 1 #  $a autor de testes  
   245 # #  $a título de testes $b sub título de teste  
   520 # #  $a resumo da obra vai aqui nesse sub campo 520$a. Esse Título é apenas para Testes
   940 # #  $a p10 - p2000  
   941 # #  $a testes, biblioteca, marc, artigo  

Existem campo que não contém informações bibliográficas. Esses campo são utilizado para guardar outras informações que dizem respeito a como a obra foi catalogada, como ela está armazenada, o que está sendo catalogado. Esses campos são chamado de Campos de Controle, esses campos começam com “00” ou o campo Líder(LDR). Existem ainda os campos locais, campos que só fazem sentido para as bibliotecas do sistema. Esses campos são os campos de dados 09X, 59X, 69X e 9XX.

O caso de uso se inicia quando o usuário utiliza o link: SIGAA → Biblioteca → Processos Técnicos → Catalogação → Catalogar apenas o Título (sem materiais)

• Ver fluxo Alternativo de Alterar Catalogação
• Ver fluxo Alternativo de Catalogar Materiais Com Tombamento
• Ver fluxo Alternativo de Catalogar Materiais sem Tombamento

O fluxo da catalogação sempre deve começar com Busca Padrão no Acervo para saber se o Título já foi catalogado ou não.

Existem 5 opções para inclusão dos dados de um Título:

• Adicionar Novo Título → O usuário precisa digitar todos os dados dos campos MARC. (Raramente usado pelos bibliotecários.)

Nesse caso é necessário o usuário informar o Formato do Material, os dados dos campos de controle e campos de dados.

O sistema validará todos os campos de controle e dados e salvará o Título na base.

• Usar Planilha → Os dados do Título vêm de uma planilha (um modelo para dados MARC) pré cadastrada. Usado quando se está realizando uma implantação, ou seja, é a primeira catalogação desse Título, ele não existem em nenhuma outra biblioteca.

Nesse caso o usuário vai selecionar uma das planilhas bibliográficas criadas no sistema. O usuário seguirá para a mesma tela, só que com os campos que a planilha possui já preenchidos. O resto é exatamente igual ao caso anterior: “Adicionar Novo Título”.

• Duplicar Informações → As informações serão copiadas de outro Título já no acervo. (Também usado em caso de implantação)

Aqui o usuário vai para a tela de busca de Títulos, onde deve selecionar um. O sistema abrirá a mesma tela de catalogação. Sendo que os dados são copiados desse outro Título que o usuário selecionou.

• Importar Títulos → As informações serão importadas de outro sistema por meio de um arquivo no formato MARC. (O mais utilizado, na quase totalidade dos casos as bibliotecárias buscam um Título no catálogo coletivo da FGV.)

• Catalogar Defesa → Os dados do título já vêm preenchidas com as informações de uma defesa de pós-graduação. Por exemplo, autor, orientador, resumo, entre outros.

Depois da escolha da maneira em que vai ser feita a catalogação, o usuário é redirecionado para a página de edição da catalogação.

Existem duas maneiras de catalogação: A catalogação simplificada e a catalogação completa.

Nova maneira de catalogação ( adicioando ao sistema em 22/06/2012 #92865 - Melhorar Tela de Catalogação).

A idéia por traz desse tipo de catalogação é tentar esconder todos os códigos MARC existentes: Campos de Controle, Rótulos e Indicadores dos Campos de Dados e Códigos dos Sub Campos. Assim o usuário se preocupa em digitar apenas os dados dos campo de dados do padrão MARC.
A tela de catalogação simplificada é mostrada abaixo:

Para isso o sistema precisava preencher automaticamente todos os códigos citados acima, assim a estratégia foi utilizar as planilhas de catalogação já cadastradas no sistema. Essas planilhas já possuem todas as codificações MARC necessárias, com isso a tela simplificada é gerada utilizando por base um planilha. Uma vez que alguém que conheça bem o padrão MARC tenha o trabalho de cadastrar as planilhas, os outros usuários podem realizar várias catalogações sem conhecer os detalhes do padrão MARC.

Para começar a catalogação o usuário deve selecionar uma planilha de catalogação e nessa tela o usuário só pode adicionar os campos de dados existentes na planilha de catalogação escolhida.

Nessa Tela é a anteriormente utilizada, nela o usuário precisa digitar todas a codificação MARC. A vantagem é que o usuário pode editar as informações de todos os campos do padrão MARC. Não apenas um conjunto restritos de campos, como no caso anterior.

A tela de catalogação completa é mostrada abaixo:

O usuário pode alternar entre as catalogações completas e simplificadas no momento que quiser, e pode salvar qual das tela prefere usar por padrão.

Para as duas tela existem várias opções que podem ser realizadas:

Adicionar novos campos, remover campos e subcampos, buscar editoras no SIPAC para preencher a informação do subcampo Editora. Preencher o campo do cutter, visualizar o histórico de alterações da catalogação, editar as informações dos materiais da catalogação, buscar outras catalogações no acervo, associar a catalogação a uma defesa do sistema, alterar as classificações CDU , black e áreas de conhecimento CNPq da catalogação, informar um arquivo digital para a catalogação, entre outros.

Nessa parte do sistema é onde os dados das classificações são incluídos no acervo. Sempre que o usuário incluí alguma informação em algum campo de classificação. 080, 082, 084, etc.. O sistema irá recalcular essa informação. Porém o usuário é livre para editar os valores calculados pelo sistema.

Cada classificação tem o seu campo MARC correspondente. Esse campo é escolhido no cadastro da classificação.

• Classe Classificação 1 (na UFRN CDU) : A classificação do título, se for o caso
• Principal Classificação 1 (na UFRN CDU) : A classe principal do título
• Área CNPq associada à Classificação 1 (na UFRN CDU) : Área CNPq associada à classficação do título
• Classificação 2 (na UFRN BLACK): A classificação do título, se for o caso
• Classe Principal Classificação 2 (na UFRN BLACK) : A classe principal do título
• Área CNPq associada à classe Classificação 2 (na UFRN BLACK) : Área CNPq associada à classificação 2 do título
• Classificação 3 (não usado na UFRN) : A classificação do título, se for o caso.
• Classe Principal Classificação 3 (não usado na UFRN) : A classe principal da classificação 3 do título
• Área CNPq associada à Classificação 3 (não usado na UFRN) : Área CNPq associada à classificação 3 do título

Para entender como funciona a parte de classificações bibliográfica veja:

Configurar Classificações Utilizadas

Configurar informações das Áreas do CNPq para a biblioteca.

Configurar relacionamentos com as Áreas do CNPq

Configurar relacionamento entre as classificações e as bibliotecas.

• Mover campo para cima : Move o campo MARC para cima na listagem de campos
• Mover campo para baixo : Move o campo MARC para baixo na listagem de campos
• Mover subcampo para cima : Move o subcampo MARC para cima na listagem de campos do campo
• Mover subcampo para baixo : Move o subcampo MARC para baixo na listagem de subcampos do campo
• Remover subcampo : Remove o subcampo MARC da listagem de subcampos do campo
• Adicionar subcampo : Adiciona um novo subcampo MARC na listagem de subcampos do campo
• Remover campo : Remove campo MARC da listagem de campos
• Outras operações a nível de campo :
  • Obter valor da tabela Cutter : Popula o campo com o valor da tabela Cutter
  • Buscar editoras cadastradas no SIPAC : Permite buscar editoras cadastradas no SIPAC para popular campos
  • Buscar assunto autorizado da autoridade : Permite buscar autoridades para popular campos
• Visualizar Histórico de Alterações : Exibe o histórico de alterações na catalogação do título/autoridade
• Adicionar campo de dados : Adiciona um novo campo de dados à listagem de campos
• Adicionar campo de dados com subcampos : Adiciona um novo campo de dados à listagem de campos com todos os seus subcampos
• Adicionar campos de dados obrigatórios : Adiciona os campos de dados obrigatórios à listagem de campos
• Buscar catalogações no acervo : Permite buscar catalogações no sistema para visualização
• Associar a uma defesa : Associa o título em questão com uma defesa cadastrada no sistema
• Remover associação com defesa : Remove uma associa prévia do título com uma defesa

OBRA DIGITALIZADA:

Na página de inclusão e alteração de Títulos, existe um campo no qual o usuário pode submeter um arquivo digital do Título no formato PDF. Para alterações do Título o usuário pode substituir o arquivo anterior por outro.

Para arquivos que se encontram em outra base e que tem acesso público é possível colocar o endereço eletrônico no campo 856 $a ou $u. O sistema oferece nas páginas de pesquisas de Títulos links para visualizar o conteúdo desses endereços eletrônicos.

PESQUISAR POR UMA AUTORIDADE:

Na tela de catalogação é possível realizar uma busca para preencher as informações de um subcampo do Título com as informações de uma subcampo de uma Autoridade. Aparece uma luneta ao se adicionar os campos que podem ser preenchidos com informações de Autoridades.
Até o presente momento os campo que podem ser preenchidos com dados de autoridades são: de autor (100$a, 110$a, 111$a, 700$a, 710$a, 711$a) e de assunto (600$a, 610$a, 611$a, 650$a, 650$x, 651$a).
Quando o usuário seleciona uma Autoridade todos os subcampos do campo selecionados são copiados para o Título. Exemplo:

     Autoridade:           --- copiados para  -->     Título:
     100$a Teste                                      100$a Teste   
     100$d 1900-1999                                  100$d 1900-1999
                                                      100$q teste    (algum campo que já existia no título, permanece)

Os subcampos preenchidos com dados de subcampos de autoridades são desabilitados para o usuário não poder alterar esses dados manualmente, e ao salvar o Título, o sistema guardará uma referência ao subcampo da Autoridade que preencheu o referido subcampo do Título. Se os dados de um subcampo de uma Autoridade forem alterados, o sistema deve atualizar dos dados dos subcampos dos Títulos que referenciam o subcampo alterado da Autoridade.

GERANDO CÓDIGO CUTTER:

A Tabela de Cutter é uma tabela de códigos que indicam a autoria de uma obra literária, foi elaborada por Charles Ammi Cutter em 1880 e é utilizada na classificação de livros. Estes códigos correspondentem à autoria do livro, formado por letras e números. são usadas as três primeiras letras do sobrenome do autor. Utiliza-se então uma tabela com números correspondentes aos sobrenomes dos autores. O sobrenome é simbolizado pela sua inicial e pelos números a ele correspondentes. A estes números segue-se, em letra minúscula, a primeira inicial do título. Ex.: Machado de Assis – Dom Casmurro.

FINALIZANDO UMA CATALOGAÇÃO

Na tela de catalogação haverá duas opções de “Salvar” ou “Finalizar” o Título. Ao salvar o Título será gerado um objeto cache normal mais o título ficará como não catalogado. Títulos não catalogados não podem ser adicionados materiais, nem exportados, nem são vistos pelos usuário da biblioteca, somente pelos funcionário nas busca internas do sistema. São mostrados da cor Vermelha nas consultas.

Se o usuário tentar adicionar materiais ou editar as informações de Títulos não finalizados, o sistema redireciona para a página de catalogação, para o usuário finaliza a catalogação do Título.

Finalizar uma catalogação implica que a catalogação do Título está pronta. Podem ser exportados e materiais podem ser adicionados. Para finalizar uma catalogação além das informações MARC estarem corretas é necessário que o Título possua os seguintes campos: LDR, 008, 080, 090, 245.

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DE UM TÍTULO

Na página de catalogação é possível verificar o histórico de alterações de um título, se esse já foi finalizado. O histório não é gerado quando o usuário salvar o título, apenas quando o título é finalizado ou atualizado.

É possível acessar o caso de uso de catalogação para editar as informações de alguma catalogação já existente, acessando o link: SIGAA → Biblioteca → Processos Técnicos → Pesquisar por Títulos → Editar Catalogação

Neste caso o usuário terá duas opões para encerrar a catalogação: “Atualizar” e “Finalizar a Atualização”.

• Atualizar: Salva o título mas permanece na mesma página.
• Finalizar a Atualização: Salva o título e encera o caso de uso voltando para a página principal do sistema.

OBS.: Utilizando a edição será possível utilizar visualizar e alterar os dados de materiais caso a catalogação já possua algum.

| Catalogar Materiais Com Tombamento

Catalogar Materiais sem Tombamento

1. RN01 Os subcampos de um Título devem permanecer na ordem em que foram digitados pelo usuário. Para campos de dados eles devem ser ordenados na ordem crescente das suas etiquetas: 020, 080, 090, 100, 245, etc. Para campos que podem ser repetidos, se existirem mais de um campo, exemplo 650, os campos 650 devem permanecer na ordem em que o usuário digitou.
2. RN02 Salvar ou Atualizar um Título o sistema deve gerar uma entrada na tabela: biblioteca.historio_alteracoes_titulo
3. RN03 Para Finalizar a catalogação de um Título, ele deve possuir os campos LDR, 008, 080 ou 084, 090 e 245.
4. RN04 Caso uma catalogação possua o campo 080$a, o sistema não deve deixar que a catalogação seja finalizada se os campos Classe CDU, Classe Principal CDU e Área de Conhecimento CNPq não tiverem preenchidos. Esses campos são preenchidos automaticamente pelo sistema quando o usuário altera as informações do campo 080$a, mas os bibliotecários tem autonomia para realizar alterações nesses campos, sendo salvo não o que o sistema calcula, mas o que o bibliotecário digitou.
5. RN05 Caso uma catalogação possua o campo 084$a, o sistema não deve deixar que a catalogação seja finalizada se os campos Classe Black, Classe Principal Black e Área de Conhecimento Black não tiverem preenchidos. Esses campos são preenchidos automaticamente pelo sistema quando o usuário altera as informações do campo 084$a, mas os bibliotecários tem autonomia para realizar alterações nesses campos, sendo salvo não o que o sistema calcula, mas o que o bibliotecário digitou.
6. RN06 Colocar nas posições 00 a 06 do campo de controle 008 a data que o Título está sendo gerado no formato yyMMdd.
7. RN07 O sistema não deve deixar o usuário salvar dos Títulos com o mesmo autor (100$a), título (245$a), edição (250$a) e ano (260$c) de outro título na base.
8. RN08 Novos Títulos catalogados serão marcados como pendentes de exportação pelo sistema. Essa informação será usada em outro caso de uso Exportar um Título
9. RN09 Caso o parâmetro de sistema CODIGO_IDENTIFICACAO_LIBRARY_OF_CONGRESS esteja definido, qualquer nova catalogação de título/autoridade (com exceção de importação) será preenchida por padrão com o campo de dados 040$a igual o valor desse parâmetro. No caso de catalogação por planilha e duplicação, caso a catalogação já contenha o campo 040$a, o valor do mesmo é atualizado para o valor do parâmetro CODIGO_IDENTIFICACAO_LIBRARY_OF_CONGRESS. Se esse parâmetro não tiver sido definido, nada é feito (funcionalidade desativada).

Não se aplica.