Uma requisição é o registro de uma solicitação para a concretização de uma despesa desejada. Pode ser de diversos tipos: material (com destino ao almoxarifado, compra, etc), diárias, passagens, hospedagens, auxílio financeiro a estudantes, prestação de serviços, entre outras. A requisição pode ser cadastrada por qualquer unidade da instituição.

Um fator importante é que apenas usuários autorizados podem fazer requisições, uma requisição sempre terá uma unidade e uma subunidade. Onde a unidade representa a unidade de custo e a subunidade, a requisitante. Existem casos em que a unidade custo e a requisitante são as mesmas. A unidade que paga é a unidade de custo. Desta forma, uma unidade requisitante solicita, mas o débito será no orçamento da unidade de custo.

Em geral, o fluxo de qualquer requisição pode ser resumido como na figura abaixo.

A requisição origina-se através da opção de Cadastrar Requisição. Por este fluxo, os dados necessários para a requisição são informados até que o usuário tem que decidir por duas opções:

• Gravar: a requisição é salva, porém não é encaminhada para o setor de atendimento, ou seja, que é o setor que vai concretizar a despesa.
• Gravar e Enviar: a requisição é encaminhada pelo vínculo orçamentário. Após a definição do centro de custo que irá arcar com a despesa da requisição, ela é encaminhada para o setor de atendimento. Este setor pode ser, por exemplo, o almoxarifado que irá atender a requisição de material feita por um usuário de um setor.

Caso a requisição tenha sido apenas gravada, é possível que o usuário requisitante realize modificações na mesma, através da opção Modificar Requisição. Por esta opção, é possível executar três outras opções:

• Enviar: a requisição é encaminhada para atendimento, passando pelo vínculo orçamentário.
• Atualizar: a requisição tem seus dados alterados e permanece em um status que permite futuras alterações. Não é enviada para atendimento ainda.
• Atualizar e Enviar: a requisição tem seus dados alterados e é encaminhada para atendimento, passando pelo vínculo orçamentário.
• Remover: caso a requisição ainda não tenha sido enviada, ela pode ser removida da base de dados.

Abaixo, outras duas opções que não envolvem alteração de dados cadastrais da requisição:

• Estornar/Cancelar: permite o cancelamento da requisição, porém suas informações são mantidas na base de dados. Ela tem o status alterado, indicando o seu cancelamento. Caso a requisição já tenha passado pelo vínculo orçamentário, as operações orçamentárias são desfeitas.
• Retornar: o retorno da requisição é caracterizado quando o setor de atendimento constata que algum dado da requisição está incorreto. Dessa forma, o responsável pelo atendimento pode retornar a requisição para que o usuário requisitante faça as correções e a envie novamente para atendimento.

Em geral as requisições são realizadas em três fases:

• Gravar/Enviar/Acompanhar: fase onde as unidades gravam, enviam e acompanham as suas requisições. As requisições que foram enviadas passam pelo Vínculo Orçamentário.
• Autorização: a autorização ocorre quando a unidade que requisitou não tem orçamento suficiente para atender a requisição ou quando se requisita a outra unidade.
• Atendimento: cada tipo de requisição tem os Gestores que são os responsáveis por efetivamente atender as requisições.

• Auxílio Financeiro ao Estudante
• Diárias
• Hospedagem
• Manutenção de Obras da Infraestrutura
• Material
• Material Informacional
• Material/Serviço Contratado
• Passagem
• Viagem
• Projetos
• Serviços
• Suprimento de Fundos
• Atividade de Campo
• Veículo/Transporte
• Planejamento de Obra

O quadro abaixo mostra os tipos de requisição, suas fases e quem são os responsáveis pela execução de cada fase.

Diárias no país são gastos necessários para indenizar o servidor civil da administração direta, das autarquias, inclusive especiais e das fundações públicas federais, que se deslocar a serviço da localidade onde tem exercício, para outro ponto do território nacional, em caráter eventual ou transitório, de acordo com a tabela em vigor, conforme dispõe o Art. 58 da Lei 8.112/90 e Art. 2º do Decreto nº 343 de 19/11/91.

No momento em que uma requisição de diárias é cadastrada, um processo é gerado, esse processo será enviado ao DCF ou Centro que a unidade requisitante faz parte para liquidação e pagamento.

A UFRN utiliza apenas um empenho para todas as requisições de diárias que acontecem no ano. É criado um empenho estimativo, se necessário são feitos reforços, esse empenho é colocado na unidade 11.74 (Gestão de Contratos).

Uma requisição de diárias pode ser nacional ou internacional, para requisições do segundo tipo é necessário que um relatório de viagem seja cadastrado, esse relatório conterá detalhes diários das atividades realizadas pelo proposto.

O fluxo de uma requisição de diária pode ser visto na figura abaixo:

A requisição de hospedagem tem como finalidade conceder hospedagem a pessoas que vem de outra localidade para prestar serviços a UFRN. As hospedagens são concedidas apenas em hotéis que tem contrato com a UFRN.

Após o tempo de hospedagem do proposto, o hotel envia a nota fiscal para a UFRN, a nota fiscal contém todo o consumo feito no hotel mais o valor das diárias e o traslado aeroporto-hotel. A seção de contratos recebe a nota e da baixa do seu valor no contrato feito com o hotel, nesse momento é gerado o processo que será enviado ao DCF para a liquidação e pagamento.

Segue abaixo o fluxo de uma requisição de hospedagem, desde o cadastro até sua liquidação e pagamento:

Uma requisição de material é uma solicitação feita por um usuário de um setor mediante à necessidade de adquirir determinado tipo de material. Esses materiais precisam estar cadastrados no Módulo Catálogo de Materiais. Durante o cadastro de uma requisição de material, é permitido inserir vários materiais, desde que pertençam ao mesmo grupo. Exemplos de grupos de materiais: material de expediente (3016), material de processamento de dados (3017), gêneros de alimentação (3007), equipamento de processamento de dados(5235), Maquinas e Equipamentos Energéticos(5230), entre outros.

Uma requisição de material pode ter vários destinos: almoxarifado (somente material de consumo), em um Sistema de Registro de Preço(SRP), compra nacional e compra para importação. Abaixo uma descrição resumida de cada um destes destinos:

• Almoxarifado: Quando a requisição é feita para que seus itens sejam atendidos por um almoxarifado. No SIPAC, pode existir um ou mais almoxarifados cadastrados, cada um com o registro dos estoques dos materiais que podem atender. Ao cadastrar a requisição, deve-se informar para qual almoxarifado ela será destinada.
  • Caso o almoxarifado tenha sido definido como orçamentário, a requisição antes de ser atendida deve passar pelo vínculo orçamentário.
  • Caso o almoxarifado seja online, não há necessidade de encaminhamento de comprovante impresso da requisição para o almoxarifado.
  • Para detalhes sobre o fluxo que ocorre no almoxarifado, clique aqui.

Segue abaixo o fluxo de uma requisição de material para um almoxarifado:

• SRP: Requisição de materiais que estão em um registro de preço vigente. Para detalhes do SRP, consulte a documentação de negócio do SRP. Segue abaixo o fluxo de uma requisição de material em um SRP:

• Compra Nacional para Licitação NÃO Registro de Preços: compras de materiais em território nacional que serão encaminhadas para licitação e que não dizem respeito a um registro de preços. Segue abaixo o fluxo de uma requisição de material para compra em não registro de preço:

• Compra Nacional para Novo Registro de Preços: a requisição representa a demanda das unidades para a formulação de uma licitação que corresponderá a um registro de preços. Nestes casos, não há necessidade de bloqueio do orçamento na origem, ou seja, de que se passe pelo vínculo orçamentário. A partir do registro de preço gerado, a solicitação do material poderá ser feita em um sistema de registro de preço. Segue abaixo o fluxo de uma requisição de material para compra para um novo registro de preço:

• Compra para Importação: compras de materiais encaminhadas para importação. A requisição estará disponível após o envio da mesma pela sistema. Nestes casos, não há necessidade de bloqueio do orçamento na origem, ou seja, de que se passe pelo vínculo orçamentário.

Existem três cenários para uma requisição da biblioteca. Em um primeiro momento (ou cenário), as unidades solicitam a compra de livros, periódicos e/ou materiais especiais à biblioteca. A requisição chega até a Biblioteca, esta a analisará e decidirá se existem itens dessa requisição que devem ser comprados. O segundo momento (cenário) é quando a biblioteca requisita uma compra de livros, periódicos ou materiais especiais ao DMP, para atender a requisição de alguma unidade.

Esta requisição tem como finalidade conceder passagem quando um servidor tem que se deslocar para outra cidade ou quando se faz necessário trazer uma pessoa de outra cidade para a UFRN, aonde a mesma irá prestar algum serviço.

Após feita a requisição, a empresa contratada envia a nota fiscal com o valor das passagens, a seção de contratos debita esse valor do contrato, nesse momento é gerado o processo para liquidação e pagamento. Na sua volta, o proposto deve entregar o bilhete da passagem para o setor de atendimento de requisições sob pena de não poder mais ter requisições de passagem em seu nome.

O fluxo completo por ser visto na imagem abaixo:

Esta requisição tem a finalidade de conceder os auxílios de diárias e passagens reunidos em uma única requisição. Para um afastamento no próprio município ou em algum próximo, é possível realizar uma requisição de indenização de campo. Todos os valores de diárias estão de acordo com o decreto Nº 5992.

A Requisição de protocolo de atividade de campo tem como finalidade gerar uma proposta de atividade de campo para ser avaliada pelo setor de segurança do trabalho. As propostas são realizadas pelos docentes da instituição. Os engenheiros e técnicos de segurança avaliam a requisição para sua validação. Depois de validada, a atividade segue com a abertura para turmas e discentes.

Vínculo Orçamentário